Veritas Technologies LLC, de toonaangevende wereldwijde leverancier van back-up- en recovery-oplossingen, maakt de resultaten van het Databerg Report 2015 bekend. Daaruit blijkt dat Nederland een van de slechtst scorende landen is in Europa voor wat betreft verspilling van het IT-budget aan de opslag van data die ze niet nodig hebben.
Volgens het Databerg Report 2015 heeft slechts 11 procent van de gegevens die Nederlandse organisaties bewaren aantoonbare zakelijke waarde. Dark Data – die geen aantoonbare waarde heeft – is goed voor 44,5 procent van de Nederlandse data. Nog eens 44,5 procent is totaal nutteloos. Dat kost een gemiddelde midsize organisatie met 1.000TByte jaarlijks meer dan € 591.000. Deze data zou zo mogelijk meteen verwijderd moeten worden.
De cijfers, die bekend worden nu de EU hoge boetes wil introduceren voor organisaties die het bezit van persoonsgegevens niet kunnen verantwoorden, laten zien dat Nederlandse bedrijven een verontrustend hoog zakelijk risico lopen.
“De belangrijkste uitkomst van het Databerg Report 2015 is dat bedrijven een aanzienlijk bedrag investeren om data die totaal niet relevant is, voor het bedrijf te behouden”, zegt Driss Chhayra, Country Manager Benelux bij Veritas. “Volgens het onderzoek is 44,5 procent van de data van Nederlandse organisaties Redundant, Obsolete of Trivial (ROT). Hieronder vallen opvallend genoeg muziek, foto’s of persoonlijke juridische documenten en identiteitsdocumenten die door werknemers opgeslagen zijn op zakelijke netwerken. Uit het onderzoek blijkt ook dat 77 procent van de Nederlandse organisaties geen strategie heeft voor het toekennen van zakelijke waarde aan hun data, één van de hoogste percentages in EMEA. Dit is zorgwekkend, omdat deze bedrijven, die hun IT-strategieën en budgetten baseren op de datavolumes die worden opgeslagen in plaats van op de waarde van de data, steeds meer tijd besteden aan het beheren van gegevens die niet essentieel zijn voor het runnen van hun bedrijf.”
Het onderzoek verschaft inzicht in hoe 1475 respondenten (waarvan 75 in Nederland) in 14 verschillende landen in EMEA omgaan met de uitdagingen rondom het omzetten van data in waardevolle bedrijfsinformatie. Het rapport introduceert een nieuw fenomeen, de Databerg, en laat zien dat organisaties drie soorten data opslaan:
- Bedrijfskritische gegevens – data die is aangemerkt als essentieel voor de bedrijfsvoering en het aanhoudende succes van de organisatie. Bedrijfskritische gegevens moeten proactief worden beschermd en beheerd door professionals met een duidelijke verantwoordelijkheid aan het managementteam van de organisatie.
- ROT-data – data die is aangemerkt als Redundant, Obsolete of Trivial. ROT-data moet proactief worden geminimaliseerd en regelmatig op een veilige manier worden verwijderd.
- Dark Data – de waarde van de data is niet geïdentificeerd. Hieronder kunnen belangrijke bedrijfskritische gegevens vallen en nutteloze ROT-gegevens of – nog belangrijker – illegale of niet-conforme data, waardoor er ongeziene aansprakelijkheidsrisico’s achterblijven in de IT-systemen van de organisatie.
Uit het onderzoek blijkt dat een gemiddelde Nederlandse organisatie Dark Data-percentages meldt van 44,5 procent (EMEA gem. 54 procent), ROT-niveaus van 44,5 procent (EMEA gem. 32 procent). Daardoor blijft er slechts 11 procent over (EMEA gem. 14 procent) aan identificeerbare bedrijfskritische gegevens. Dit komt rond 2020 uit op een geschatte verspilling van € 784 miljard1 aan bedrijfsresources in EMEA voor het opslaan van ROT-data, als bedrijven hun strategie voor en houding ten opzichte van informatiebeheer niet veranderen.
Terwijl organisaties steeds meer gegevens naar de cloud verplaatsen om zo om te gaan met de steeds stijgende datavolumes, blijkt uit het onderzoek dat cloudopslag en -verwerking in EMEA in de komende twaalf maanden met een derde zal stijgen (van 33 naar 45 procent). Maar met 43 procent van de respondenten in Nederland die aangeeft dat zij in 2016 gebruik zullen maken van cloudopslagfaciliteiten, ligt Nederland onder het Europese gemiddelde, zo blijkt uit het Databerg Report 2015. Er is een groter risico dat organisaties die deze clouddiensten zullen gebruiken geen passend beleid hebben om de follow-upkosten te berekenen, over te gaan naar een andere leverancier of zich in geval van nood uit de cloud terug te trekken.
Wat veroorzaakt de databerg?
Het onderzoek stelt drie grote oorzaken vast voor de groei van de databerg. Deze zijn gerelateerd aan hoe datavolumes een onevenredig effect hebben op IT-strategie, hoe leveranciers momenteel het grootschalig gebruik van ‘gratis’ opslag promoten en hoe werknemers bedrijfsgegevens in gevaar brengen door hun eigen handelingen en het feit dat ze dataverzamelaars worden:
- IT-strategieën zijn gebaseerd op datavolumes, niet op zakelijke waarde
- Een verhoogd vertrouwen in ‘gratis’ opslag zoals in de cloud
- Een stijgende onverschilligheid van werknemers voor wat betreft bedrijfsbeleidsregels rondom gebruik van data
Volgens het onderzoek vormen al deze factoren de voornaamste oorzaken van Dark Data en ROT aangezien het bedrijfsresources weghaalt uit het directe zicht van managementteams. Het kan ook, door toekomstige wetgeving, juridische kwesties en zakelijke risico’s met zich meebrengen die op het moment van aankoop of gebruik niet duidelijk zijn.
Aanbevelingen van het rapport
Organisaties kunnen de volgende stappen nemen om inzicht in hun informatie te krijgen en bijbehorende risico’s te reduceren:
- Identificeer Dark Data, leg risico’s bloot en erken waardevolle informatie
- Elimineer ROT snel om verspilde kosten te reduceren
- Definieer een uitvoerbare information governance-strategie voor ongestructureerde data met ondersteuning van het hoge management om correct gebruikersgedrag aan te moedigen
- Verhoog bedrijfsflexibiliteit door gebruikt te maken van cloudopslagomgevingen
Het Databerg Report 2015
Het onderzoek voor het Veritas Databerg Report 2015 werd in juli en september 2015 uitgevoerd door Vanson Bourne. De resultaten zijn gebaseerd op 1475 respondenten in 14 landen. Respondenten waren onder andere senior IT-personeel dat zich richt op strategische planning, operations en uitvoerende functies.
Ga voor meer informatie over het Databerg Report 2015 naar http://info.veritas.com/databerg_report
