Verlaag de drempel om incidenten te melden – 3 tips

Spryng

Het melden van (bijna) incidenten en calamiteiten in je zorginstelling zoals beschreven in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) is bedoeld om er van te leren zodat je deze in de toekomst kunt voorkomen en de kwaliteit van zorg continu kan verbeteren. Zorgprofessionals ervaren echter veel administratieve lasten rondom het melden van incidenten, onder andere door het ontbreken van terugkoppeling. Dit roept weerstand op om een (bijna) incident te melden en kan er toe leiden dat er wel incidenten plaatsvinden maar dat deze niet altijd gemeld worden.

Hoe maak je het proces rondom het melden van incidenten eenvoudiger en prettiger voor medewerkers? We geven je 3 tips.

Tip 1 – Vraag om relevante informatie

Sommige meldformulieren vragen je meerdere keren om dezelfde informatie in te vullen of willen juist zaken weten die voor dit incident niet van toepassing waren. Ook dit speelt mee in de drempel die medewerkers kunnen ervaren als het gaat om incidenten melden. Het helpt als je over een meldformulier beschikt dat zich opbouwt op basis van de gegeven informatie en type incident. Bij een agressie-incident wil je immers andere dingen weten dan bij een medicijn-gerelateerd incident. Als je deze overbodige informatie niet in hoeft te vullen bespaart dat de melder een hoop tijd en moeite. Dat maakt het melden makkelijker.

Tip 2 – Zorg voor terugkoppeling aan de melder

Het gebrek aan terugkoppeling naar de melder kan medewerkers demotiveren om ieder incident te melden. Ze weten immers niet wat er met de melding gebeurt qua opvolging, welke leerpunten er uit voortkomen en of er eventueel een wijziging in beleid op volgt. Met een online incidentenmanagementsysteem kun je terugkoppeling aan de melder vastleggen als één van de verplichte taken die onderdeel zijn van de afhandeling van het incident. De melder voelt zich dan meer betrokken in het proces, wat incidenten melden in de toekomst stimuleert, én zowel de organisatie als de kwaliteit van zorg worden er beter van.

Tip 3 – Meldingen altijd tijdig behandelen

Met een incidentenmanagementsysteem kan je instellen dat alle incidenten op basis van type incident automatisch worden toegewezen aan de juiste behandelaren. Zij gaan vervolgens taakgestuurd aan de slag en ontvangen tijdig reminders als deadlines naderen. Als melder heb je de zekerheid dat je melding altijd opgepakt wordt door de juiste persoon en binnen bepaalde tijd behandelt wordt.

Online incidenten melden met Smile

Smile helpt jouw organisatie met veilig incidenten melden, onder andere met laagdrempelige meldformulieren en een automatische workflow voor opvolging. We gaan graag met je in gesprek over jouw uitdagingen en behoeften omtrent veilig incidenten melden – vraag dan een gratis adviessessie aan!

Gerelateerde berichten...

X