7 trends in communicatie bij logistieke dienstverleners

Dankzij de coronapandemie zijn er in korte tijd essentiële zaken veranderd in de communicatie tussen de interne en externe betrokkenen in logistieke processen. Zo zijn een groot aantal werknemers vanuit huis gaan werken. Dit heeft ervoor gezorgd dat men elkaar rechtstreeks benadert via communicatie-platforms als ZOOM of Microsoft Teams en dat er veel meer onderling gebeld wordt via mobiel. De integratie van vast, mobiele en videocommunicatie staat in dit proces centraal. Dit heeft als gevolg dat de communicatie steeds meer geïntegreerd raakt in de orderprocessen.

Trend #1 De verschuiving naar communicatie via de cloud

Communicatie en data is dankzij cloud telefonie en cloud-dataopslag altijd en overal beschikbaar. Alle logistieke processen verlopen snel en soepel dankzij een 4G en 5G netwerk van en naar een communicatiecentrale in de cloud waarin alles met elkaar is verbonden. VoIP telefonie heeft als groot voordeel dat het eenvoudig is te routeren naar meerdere locaties en vast mobiele integraties, waardoor logistieke centra makkelijk aan elkaar geknoopt worden tot één centraal functionerend netwerk. Een groter contrast met de standalone telefooncentrale die vroeger fysiek op kantoor stond is ondenkbaar.

Trend #2 Bereidheid om op nieuwe manieren te communiceren: Unified Communications

De laatste jaren werd er tussen klanten, collega’s en partners al steeds vaker met elkaar samengewerkt onder de noemer Unified Communications. De corona pandemie, en daarmee de noodzaak om vanuit huis te werken, heeft bijgedragen aan de massale acceptatie van alternatieve communicatiemanieren. Naast een verschuiving van e-mail naar chat, wordt er meer via het mobiele netwerk en videoplatforms met elkaar gecommuniceerd. Maar ook samenwerken in documenten is hier een voorbeeld van. Kortgezegd kun je stellen dat Unified Communications de basis vormt voor elke zakelijke samenwerking. Speakup kan zijn telefonieplatform door API’s aan sluiten op UC-platformen als Microsoft Teams, ZOOM en Slack. Het gaat daarbij om de optimale mix tussen communicatie via het web (webRTC) met chatvensters, email, video, mobiel en vaste telefonie.

Trend #3 Verbeterde efficiëntie in het werkproces door gebruik van slimme logistieke technologieën

Dankzij de aanschaf van slimme software en de nieuwste Transport Management Systemen, realiseren ondernemingen die deze investeringen doen een hogere efficiëntie en een aanzienlijke verlaging van de operationele kosten. Ook zal door de constante ontwikkeling en uitbreiding van functionaliteiten een vereenvoudiging plaatsvinden in het aansturen en managen van de supply-chain. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van spraak gestuurde opdrachten: “Stuur de ontvanger een track&trace notificatie via Whatsapp.” Of de inzet van een tijdelijke spraakverbinding via linkjes in apps of digitale werkbonnen. Het uitwisselen van mobiele nummers tussen de ontvanger en chauffeur is hierdoor niet nodig en is voor beide partijen gemakkelijker en veiliger.

Trend #4 De integratie van logistieke informatiesystemen in cloudtelefonie

De afhandeling van al het belverkeer in een organisatie wordt enorm verbeterd na een vrij eenvoudige koppeling tussen de soft-pbx in de cloud en het CRM-systeem. Het grootste voordeel hiervan is dat iedere werknemer vanaf de start van het telefoongesprek direct op de hoogte is van voorgaande communicatie met de beller. Zo is het mogelijk om de historie met de klant centraal te documenteren in een dossier wat weer zorgt voor snellere afhandeling en minder kans op fouten. De medewerker kan de relatie direct vanuit het dossier bellen en indien gewenst worden telefoongesprekken opgeslagen als MP3.

Trend #5 Inzet van communicatie apps met alle functionaliteiten van een telefooncentrale

Bellen via VoIP heeft als voordeel dat, ongeacht de locatie, via een vast-mobiel configuratie eenvoudig tussen vaste en mobiel nummers geschakeld kan worden. Medewerkers kunnen elkaar eenvoudig bellen via een intern nummer en de vaste nummers die gebeld worden komen ook uit bij de aangewezen werknemers die op dat moment ook aan het werk zijn. Dit zorgt naast flexibiliteit voor een grote mate van veiligheid omdat de communicatie in een gesloten systeem plaatsvindt die ook nog eens kostenbesparend werkt.

Trend #6 Verhoogde automatisering van processen en workflows

Het takenpakket van de logistiek medewerker zal geleidelijk veranderen van uitvoerende naar controlerende rol. Diverse processen die nu nog handmatig verlopen worden vaker en steeds verder geautomatiseerd, waardoor de kans menselijke fouten wordt verkleind. Dankzij slimme oplossingen en connecties met externe software en partijen komt data rechtstreeks van de bron binnen. De centraal opgeslagen data dienen meteen als bron voor zowel systeemrapporten als de logistieke systemen. Ook is het via deze connectie mogelijk om direct met deze partij te communiceren. De communicatie zal zich ook steeds meer richten op het melden van procesafwijkingen in plaats van standaarden. Het leveren van werk- en escalatie scenario’s is een specialiteit van Speakup. Hierbij wordt tijdens een acute (nood)situatie door middel van geautomatiseerde scripts de juiste persoon via een oproep of SMS snel op de hoogte gebracht.

Trend #7 Beschikbaarheid van data maakt communicatieanalyses toegankelijker

Een groot voordeel van VoIP is de mogelijkheid om alle ingaande en uitgaande telefoongesprekken eenvoudig om te zetten in data-analyses en rapporten. Zo wordt het voor logistieke organisaties inzichtelijk hoe het staat met hun bereikbaarheid. In één duidelijk overzicht zie je de wachttijd van bellers, het aantal gemiste oproepen en de piek- en rustmomenten van je telefonie. Meten = weten!

Conclusie:

Je kunt wel stellen dat er in de logistieke communicatie veel te winnen valt met up-to-date communicatieoplossingen. Vanwege de grote afstanden binnen logistieke gebouwen en verschillende locaties vindt de meeste communicatie op dit moment al plaats via mobiele apparaten. Dankzij digitalisering en automatisering is er steeds minder afstemmingscontact nodig tussen leveranciers, verladers, logistieke centra en klanten. VoIP communicatie in combinatie met de integratie van CRM- en ERP systemen is in de logistiek nog belangrijker dan in andere sectoren. Juist vanwege het just-in-time principe samen met de algehele urgentie die gerelateerd is aan deze branche.

Lees ook:
  • Een goed Minimum Viable Product (MVP) ontstaat vanuit een klantprobleem
  • Opkomst voice assistants heeft meer impact dan ontstaan webwinkels

Gerelateerde berichten...

X