Er zijn veel definities van zelfroosteren en er zijn veel interpretaties van wat dit betekent voor een organisatie. Veel van deze beschrijvingen gaan uit van een ideale situatie: een organisatie waarin geen planner meer nodig is. De medewerker regelt zelf zijn beschikbaarheid en inzetbaarheid en controleert zelf de uiteindelijke afrekening via declaraties en de loonstrook.
In de praktijk komt deze ideale situatie echter niet voor. Veelal bestaat zelfroosteren uit een mengvorm van veel invloed door de medewerker, in combinatie met een centrale, sturende en controlerende taak door bijvoorbeeld een planner of roosteraar. Dit wordt gedaan omdat medewerkers vaak moeilijker kunnen inschatten wat de kosten zijn van hun inzet. Ook hebben zij minder inzicht in de totale (benodigde) zorginzet ten opzichte van de zorgvraag. In de praktijk kiezen zorginstellingen voor een gefaseerde invoering van zelfroosteren als onderdeel van zelfservice voor en door de medewerker.
Ook De Gelderhorst heeft hiervoor gekozen. “De Gelderhorst is een zelfstandig verzorgingshuis voor ouderen die voor hun derde levensjaar doof zijn geworden of waren. Ook 25 procent van onze collega’s is doof of slechthorend, en dat is bijzonder”, aldus Yvonne Los, Hoofd P&O van De Gelderhorst. “Helaas hebben we heel veel administratie. Maar we willen dat wel zo aangenaam mogelijk maken. Vanaf 1 januari 2017 is de kanteling van de werktijden in de cao bepaald. Daarbij gaan medewerkers zelf roosteren en dat is voor ons reden geweest om met Selfservice te starten. Dit gaan we stap voor stap uitbreiden, zodat het goed aansluit op het zelfroosteren.”
Net als andere zorginstellingen heeft De Gelderhorst gekozen om dit samen met SDB Groep in te vullen. “SDB Groep is helemaal op de hoogte van de cao voor VVT”, vertelt Yvonne Los. “Als er veranderingen zijn, voeren zij dat gelijk door. Ze zijn immers gericht op de zorg. We hebben al jaren het salarissysteem van SDB en later hebben we dat uitgebreid met ZorgPlanner en HRM. Vorig jaar zijn we gestart met Selfservice. SDB Groep gaat mee in de beweging van zelfroosteren en dat maakt het fijn om met hen samen te werken.”
Zelfservice
We zien steeds meer experimenten met zelfsturende teams, regie op locatie of aanverwante begrippen. Aanvankelijk was er veel onbegrip en angst dat het een hype zou zijn. Maar cliënten en professionals worden enthousiast en het blijkt ook nog te werken binnen de financiële grenzen.
Het belangrijkste is dat de mensen op de werkvloer het voordeel ervaren. Dus niet alleen de regels en kaders schetsen en dan een groep professionals in het diepe gooien. Schep de kaders en delegeer de bevoegdheden tezamen met de verantwoordelijkheid. De professional weet zelf wat de beste zorg is.
Binnen de cao voor de VVT is per 1 januari 2017 verplicht gesteld dat de medewerkers invloed hebben op hun rooster en werktijden. De uitleg wordt door werkgevers binnen de zorg verschillend uitgelegd. Het varieert van het ophangen van de roosters met een viltstift ernaast, tot het volledig leeg laten van het rooster en de medewerkers zelf diensten laten invullen. Soms vooraf (planning) en soms achteraf (realisatie).
Specialistische software kan wel helpen om deze informatie dichterbij de medewerker te brengen, maar in de praktijk bestaat er toch nog behoefte om de inzet van personeel te spiegelen aan de bedrijfsdoel-stellingen en de omgevingsvariabelen. Er moet bijvoorbeeld gelet worden op een puntensysteem om een ‘eerlijke verdeling’ in de werklasten te garanderen. Wettelijk is er natuurlijk aandacht nodig voor de toepassing van de arbeidstijdenwet en vanuit de organisatie is er de behoefte aan strategische HRM.
De basissoftware
De basis van Selfservice is het aansluiten van de medewerker op de onderliggende HR- en Salarissystemen. Al 40 jaar is SDB Groep specialist op het gebied van HR en Salaris binnen de zorgsector. Deze oplossingen bieden een solide basis. Met de planningsoplossing SDB*ZorgPlanner zijn de achterliggende processen geregeld op het gebied van roosteren, afgestemd op de zorgvraag van de cliënten.
SDB*Selfservice
Met SDB*Selfservice vereenvoudigt en versnelt u de afhandeling van administratieve processen. Medewerkers krijgen via een eigen portaal toegang tot hun HR- en roosterinformatie en kunnen deze, zo nodig, zelf wijzigen. Oftewel, geen stroom papieren formulieren meer door de organisatie, maar een elektronische workflow, die de mutaties na goedkeuring automatisch verwerkt in de onderliggende systemen. Het geeft de medewerker toegang tot de interactieve loonstrook en de bijbehorende jaaropgave. Het werkrooster is inzichtelijk en ook de verlofkaart is beschikbaar. En dat alles op het moment dat het de medewerker uitkomt. Of dat nu is op een PC, een Apple, een tablet of een telefoon: de informatie is beschikbaar en er hoeft niets geïnstalleerd te worden.
SDB*Selfservice Agenda
Als de basis is gelegd, biedt de Agenda binnen Selfservice antwoorden op veelgestelde vragen. Wanneer moet ik werken en hoe zit het met mijn uren deze week? Heb ik ze allemaal ingezet? Kan ik nog wat extra werken of juist wat extra vrij nemen? Medewerkers kunnen kijken hoe hun schema in elkaar zit en hebben er invloed op via het aangeven van beschikbaarheid of inschrijven op openstaande taken.
De outlook-achtige agenda zorgt voor samenwerking met teamleden en roosteraars en het systeem geeft notificaties voor beschikbare diensten en de status van de aanvragen. Het biedt de medewerker een agenda met het actuele rooster, inclusief verlofdagen, en in de agenda kan de medewerker aangeven wanneer hij wel of niet wil werken. Dit wordt direct zichtbaar in het rooster van SDB*ZorgPlanner. Op die manier kunnen openstaande diensten beschikbaar worden gesteld in de agenda van medewerkers, die zich op de diensten kunnen inschrijven. Na afloop van de maand kunnen medewerkers de roostermutaties digitaal doorgeven via de agenda. Na goedkeuring worden deze verwerkt.
Meer informatie
SDB Groep BV te Den Haag
Email: info@sdbgroep.nl
De Gelderhorst te Ede
Email: info@gelderhorst.nl
