Vanaf april 2019 zijn alle Nederlandse overheidsinstanties verplicht elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Een niet te nemen horde? Dat valt best mee, zeker omdat verschillende dienstverleners de handen ineen hebben geslagen om een gebruiksvriendelijke standaard voor e-facturatie te ontwikkelen. “Nu kan iedereen eenvoudig elektronische facturen uitwisselen”, aldus Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix.
Ieder bedrijf verwerkt facturen. Voorheen ging het voornamelijk om papieren- of pdf-documenten, maar het aantal bedrijven dat met e-facturen werkt groeit snel. Sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Rijksoverheid zelfs verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen in te dienen. Bovendien moeten alle aanbestedende diensten in Europa per april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. E-facturen kunnen namelijk snel en efficiënt worden verwerkt door zowel de leverancier als de overheidsinstantie, het is nauwkeurig en het scheelt veel administratie en kosten. Het staat dus vast dat binnenkort iedereen facturen geheel elektronisch verwerkt, maar hoe zit het met de verplichting waaraan moet worden voldaan?
Wat houdt de verplichting in?
De verplichting tot elektronische facturatie in het publieke domein komt voort uit de Europese richtlijn die stelt dat alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. Een zegen volgens Jan Sundelin, CEO van it-bedrijf TIE Kinetix. “In Scandinavië is elektronische facturatie al sinds een jaar of vijf verplicht en dus zijn ze daar al een stuk verder met deze ontwikkeling. De winst is groot: niet alleen is minder papier beter voor het milieu, maar ook besparen overheden veel op hun administratiekosten omdat e-factureren veel efficiënter is. Naar schatting kan volledige e-facturatie de EU-lidstaten 2,3 miljard euro per jaar aan besparing opleveren.”
Bovendien gelden er specifieke regels die door overheden over de hele wereld zijn opgesteld voor het uitwisselen van e-facturen. Dit zijn standaarden van de Europese Commissie die ervoor zorgen dat e-facturen niet alleen nationaal, maar ook internationaal gestandaardiseerd kunnen worden. Volgens deze standaarden moet een e-factuur bijvoorbeeld altijd een aantal gegevens bevatten, waaronder een factuurnummer, btw-nummer, valuta en basisgegevens zoals een datum, adres en naam. Door deze informatie helder op de factuur te vermelden en centraal op te slaan, wordt de onderlinge communicatie tussen de verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten bevorderd. Bovendien kunnen facturen en de benodigde informatie zo eenvoudig worden teruggevonden. Naast deze Europese richtlijnen, bestaan er voor ieder land individuele regels met betrekking tot bewaartermijnen, de locatie van opslag en wat wel en niet is toegestaan rondom het verwerken van e-facturen.
Snel en gemakkelijk
Toch begrijpt Sundelin dat gemeenten en overheidsinstanties behoorlijk opzien tegen de verplichte e-facturatie. “Ze moeten nu vaart maken. Vertrouwde systemen moeten misschien op de schop, werkwijzen moeten anders. Al met al best ingrijpend. En dat terwijl gemeenten al in vrij onrustig vaarwater zitten sinds de transitie in het sociaal domein. Ik kan me dan ook goed voorstellen dat ze zoveel mogelijk ontzorgd willen worden op dit gebied.”
Volgens Sundelin is het dan ook een goede zaak dat diverse dienstverleners op het gebied van e-facturatie en boekhoudsoftware samen met de overheid in 2013 de handen ineen hebben geslagen door een uniforme standaard te ontwikkelen voor e-facturatie: Simplerinvoicing. Sundelin: “Alle verschillende standaarden die er nu voor e-facturatie zijn in binnen- en buitenland kunnen onderling niet met elkaar communiceren. Dat maakt een snelle en gemakkelijke afwikkeling van de facturatie tussen overheden en leveranciers lastig. TIE Kinetix ondersteunt en verbindt de verschillende standaarden, zodat het een complete oplossing biedt waaraan iedereen, zowel overheden als bedrijven, (internationaal) gekoppeld kunnen worden. Zo heeft TIE Kinetix met de gemeente Amsterdam een contract getekend om de ruim 20.000 leveranciers van de gemeente in staat te stellen elektronische facturen uit te wisselen met de gemeente Amsterdam. Reken maar uit wat dat oplevert.”
Laagdrempelig aansluiten
Als een van de eerste dienstverleners kreeg TIE Kinetix erkenning voor een beveiligde Digipoort connectie, de ict-centrale waar berichtenverkeer voor de overheid wordt afgehandeld. Deelname aan de ontwikkeling van elektronisch factureren via een digitaal platform was een kolfje naar de hand van TIE Kinetix, legt Sundelin uit. “Al langer dan dertig jaar koppelen wij verschillende standaarden voor e-facturatie aan elkaar, waaronder Simplerinvoicing, EDIFACT, Digipoort en PEPPOL. Wereldwijd, met een bereik van driehonderdveertigduizend organisaties.”
TIE Kinetix werkt met verschillende modules, naar gelang de intensiteit van de facturatie door een leverancier. De facturatie kan bijvoorbeeld via een portaal verlopen of met naadloze koppeling via het ERP-systeem. Vaak gebeurt dat in samenwerking met partners op het gebied van boekhoudkundige software. “Wij zorgen ervoor dat de koppelingen goed werken”, aldus Sundelin. “En wij werken altijd met open netwerken: in principe kan iedereen aanhaken. Dat houdt de uitwisseling van gegevens flexibel en snel.”
TIE Kinetix
TIE Kinetix ontstond dertig jaar geleden, toen de retailmarkt besloot het papiergebruik van pakbonnen en facturen drastisch terug te dringen. Inmiddels verzorgt het bedrijf wereldwijd de vertaling en communicatie van miljarden facturen vanuit ERP- en boekhoudsystemen. Dagelijks maken duizenden klanten en partners gebruik van de integratiesoftware en -diensten van TIE Kinetix. Het bedrijf heeft kantoren in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten en Australië. Daarnaast heeft TIE Kinetix samenwerkingsverbanden met bedrijven als Epicor, Exact, Trustweaver, Objectif Lune, Google, Microsoft, SAP, Oracle en Unit4.
www.TIEKinetix.com/ICToverheid
