Open source software, zoals OpenOffice, claimt goedkoper te zijn dan bedrijfseigen software, zoals Microsoft Office. Een Italiaanse gemeente beweert het tegengestelde, mede gestaafd door een complexe tussenoplossing.
De discussie over de total cost of ownership (TCO) van softwareoplossingen laait weer op, ditmaal over Microsoft Office versus open source-tegenhangers, zoals OpenOffice en LibreOffice. Het Italiaanse stadje Pesaro (95.500 inwoners) heeft afgelopen zomer voor ict-nieuws gezorgd door te kiezen voor Microsoft.
Naar OpenOffice en terug
De keuze voor Microsoft-software is geen wereldschokkend nieuws, maar de reden deed wel internationaal stof opwaaien. Pesaro kiest namelijk opnieuw voor Microsoft, omdat OpenOffice te duur is. Dat bleek tenminste uit een studie naar de ict-omgeving van Pesaro, dat enkele jaren terug was overgestapt op OpenOffice. De overstap lijkt niet goed te hebben uitgepakt. De aangekondigde terugkeer naar Microsoft Office gaat een besparing van 80 procent opleveren, claimt het omstreden onderzoeksrapport.
Open source-voorstanders kwamen in het geweer en TCO-discussies laaiden weer op. Studie leert dat open source ‘op z’n Italiaans’ inderdaad duurder uitpakt, dankzij vreemde omstandigheden. De TCO van open source-software is daarvan echter niet de enige of zelfs voornaamste oorzaak.
‘80 procent besparen’
Het gemeentelijke ict-hoofd Stefano Bruscoli stelt in het onderzoeksrapport van Osservatorio Netics (Netics Observatory) dat de 80 procent besparing wordt behaald op de TCO van de software. Dit omvat dus de uitrol, de dagelijkse it-support, de Office 365-abonnementskosten en andere elementen. Deze optelsom komt volgens de externe studie, in opdracht van de gemeente en Microsoft Italië, lager uit dan die voor de gratis open source-software.
Natuurlijk zijn alleen de licentiekosten gratis. Het overstappen kost wel geld. Denk aan leertijd en uren van it-personeel voor de uitrol, training van eindgebruikers, dagelijkse helpdeskcalls en andere factoren. Bruscoli spreekt in het rapport dan ook van forse en onverwachte kosten voor de inzet van OpenOffice en het verlaten van Microsoft Office.
Onvolledige overstap
De oude situatie was dus duurder. Let op: de oude situatie, niet puur OpenOffice. Oorzaak? De in 2011 ingezette overstap was niet volledig. Pesaro zat met een complexe omgeving die met de ingebruikname van OpenOffice 3.2, dat in februari 2010 uitkwam, er niet eenvoudiger op werd.
“We zijn gestuit op diverse hordes en dysfuncties rond het gebruik van specifieke functies”, verklaart de it-manager. De gemeente kwam erachter dat het door het gebruik van macro’s voor diverse bestanden niet zomaar van Office-applicaties Access en Excel afkon . “We besloten dat we een hybride oplossing moesten aanhouden.” De twee kantoorpakketten deden naast elkaar dienst. “De mix was verwoestend.”
Dagelijks extra werk
Vanwege gebrekkige inventaris vooraf, geen conversie van bestanden en geen ontwikkeling van alternatieven – voor bijvoorbeeld de gebruikte Office-macro’s – zaten de ambtenaren in de praktijk met meerwerk. Het rapport meldt het herpaginiëren en handmatig aanpassen van documenten vanwege incompatibiliteit tussen de Microsoft-software en het open source-alternatief. De schatting van Pesaro is dat dagelijks 300 werknemers daarmee tot wel 15 minuten bezig waren.
Bovendien was de beginsituatie, vóór OpenOffice, eigenlijk al problematisch. De 577 toenmalige gebruikers van Pesaro hadden volgens het rapport diverse Office-versies in gebruik. Microsoft detailleert dit in antwoord op vragen van ICT/Magazine. Tot 2011 draaiden er Office 2010 – zowel Standard als Professional Plus, Office 2007, Office Professional 2003, Office 97 – zowel Standard als Professional Edition en Office Professional 7.00 – wat zou neerkomen op Office 95. Dit uiteenlopend in aantallen van 5 tot 126 installaties.
Aannames en prognoses
Met de terugkeer naar Microsoft is voor 478 gebruikers alleen de 2013-versie van de software in gebruik, die valt onder de Office 365-abonnementsconstructie. Tussentijds zijn 504 ambtenaren op papier overgeheveld naar OpenOffice, die in de praktijk voor een deel zowel gebruiker van het open source-pakket als van nog resterende Microsoft-installaties waren.
Critici vallen over de 313.307 euro aan eenmalige kosten voor de OpenOffice-overstap. Dat bedrag zou én niet goed zijn onderbouwd én een fikse extrapolatie zijn, luidt de kritiek. In dat bedrag is namelijk 210.000 euro voor bestandsconversie meegenomen, terwijl dat niet door Pesaro is uitgevoerd. In plaats daarvan is dagelijks extra werk verricht, wat natuurlijk ook een kostenpost vormt.
Daarnaast bevat het rapport enkele aannames en prognoses voor de geclaimde 80 procent besparing. Die kostenverlichting leunt op mogelijke verdere besparingen door ingebruikname van Microsoft-producten als Yammer en Skype for Business, waardoor telefoon- en reiskosten lager kunnen uitvallen.
München, Freiburg
Het geval Pesaro doet denken aan de controverse van begin 2013 over de open source-migratie van München. Die stad verklaarde eind 2012 dat het 11 miljoen euro had bespaard met zijn overstap naar OpenOffice – en later LibreOffice, plus Linux. Begin 2013 is een kostenonderzoek uitgelekt dat HP heeft uitgevoerd in opdracht van Microsoft. Het intern bedoelde rapport sprak juist van miljoenen verlies.
Door de onderzoekers zijn enkele aannames gemaakt waaraan door de buitenwereld flink is getwijfeld. Zo zijn de kosten voor tussentijdse migraties naar LibreOffice en een andere Linux-basis meegenomen, maar is dat vergeleken met alleen een oorspronkelijke overstap naar Windows XP – en Server 2003.
Opvallend genoeg kwam Münchens succesverklaring ongeveer tegelijk met de Microsoft-terugkeer van landgenoot Freiburg. In die veel kleinere gemeente liepen zo’n 2000 ambtenaren net als in Pesaro tegen compatibiliteitsproblemen aan. Ook daar was Microsoft Office deels in gebruik gebleven.
Afnemen versus bijdragen
Analyse lijkt uit te wijzen dat de mislukte open source-avonturen zijn aangegaan voor directe kostenbesparingen. De voorbeelden van wel geslaagde overstappen hebben meer rekening gehouden met aanvankelijke kosten voor migratie, inclusief het vereiste ontwikkelen van overbruggingssoftware zoals macro’s en aansluitingen op andere ict-systemen.
Zo is München niet slechts afnemer van open source. De stad heeft zich ontpopt tot een grote bijdrager aan de ontwikkeling van openbare broncode. Specifiek: de ontwikkeling van de software die het zelf gebruikt. Het heeft via zijn externe it-dienstverleners enkele honderden bugfixes bijgedragen aan diverse open source projecten, zoals het kantoorpakket LibreOffice.
OpenOffice opgevolgd door LibreOffice
Daar komt nog een ander migratieverhaal bij. OpenOffice heeft sinds 2010 een woelige geschiedenis gehad. De overname van OpenOffice-beheerder Sun Microsystems door Oracle in 2009 heeft tot onmin, een aftakking (LibreOffice) en vervolgens een developersexodus geleid. OpenOffice is sindsdien wat in verval geraakt, terwijl LibreOffice volop in ontwikkeling is gebleven.
Zo heeft OpenOffice 4.1.1 – uitgekomen in augustus 2014 – een kwetsbaarheid die sinds april dit jaar publiekelijk bekend is en die volgens planning eind dit jaar wordt gedicht met de release van versie 4.1.2. Zo kan de ene overstap dus dwingen tot een volgende migratie. Dit geldt echter ook voor software als Office 2003 en Windows XP. Ondertussen dient een nieuw Italiaanse open source-avontuur zich aan: het ministerie van Defensie gaat met 150.000 pc’s over naar LibreOffice. Geplande looptijd van deze migratie: oktober 2015 tot eind 2016.
