NFON, een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van cloud-telefonie, en in Nederland exclusief gedistribueerd door Zetacom, helpt Make-A-Wish Nederland om meer wensen in vervulling te laten gaan en meer donateurs te werven. De stichting vervult ieder jaar ruim 500 liefste wensen van kinderen en jongeren tussen 3 en 18 jaar met een levensbedreigende ziekte.
De komende jaren wil zij deze activiteiten opschalen door optimaal gebruik te maken van hun resources. Zij besloot daarom versneld over te stappen naar de cloud, te beginnen met de uitrol van cloud-telefonie van NFON. Dit werd in april gevolgd door de migratie naar de cloud van hun portal voor vrijwilligers en fondsenwervers. Dick Dompeling, directeur van NFON-distributeur Zetacom: “De overstap naar NFON zorgt ervoor dat Make-A-Wish tijd en geld bespaart dat ingezet kan worden om wensen uit te laten komen. Wij zijn er trots op dat wij daaraan kunnen bijdragen en dat onze diensten de basis vormen voor verdere efficiëntieslagen.”
Overgang naar flexplekken vooraf geregeld
Make-A-Wish Nederland startte in 2016 de zoektocht naar een nieuwe kantoorpand. Tegelijkertijd keek de organisatie naar mogelijkheden om efficiënter te werken om zo kantoorruimte, tijd en geld te besparen. Tijdens een rondleiding op het nieuwe kantoor van Zetacom, telefoniepartner van Make-A-Wish Nederland, zag de stichting hoe ruimte optimaal kan worden benut met flexplekken. In oktober 2017 betrekken zij een nieuw pand in Hilversum.
Door de combinatie met de NFON-telefonieoplossing kunnen medewerkers ook efficiënter werken. Gebruikers kunnen zelf aangeven op welk telefoonnummer en toestel de telefoongesprekken uit moeten komen, inclusief doorschakeling naar het externe callcenter, en eenvoudig hun beschikbaarheid instellen op basis van vakanties, maar ook afspraken en lunch. Alie Snel, Facility Manager bij Make-A-Wish Nederland voegt toe: “Doordat de telefonie al is geregeld kunnen medewerkers wennen aan de nieuwe mogelijkheden. Bovendien kunnen ze zelf het toestel oppakken en aansluiten op de nieuwe werkplek. Dit gemak en de flexibiliteit van de oplossing is essentieel met het oog op de naderende verhuizing.”
Gefaseerde cloud-migratie loont
De implementatie van NFON werd in april gevolgd door de cloudmigratie van de portal waar de honderden vrijwilligers en fondsenwervers gebruik van maken. De oude situatie, waarbij zij via een VPN moesten inloggen, was gebruiksonvriendelijk en ontoereikend, wat zorgde voor veel extra werk en veel telefoontjes en mailtjes naar het hoofdkantoor. Het bewust plannen van de migratie na de overstap naar NFON bleek een verstandige zet.
Na de migratie van de portal volgden er veel telefoontjes van vrijwilligers die niet konden inloggen. Deze oproepen konden nu goed worden afgehandeld. Dompeling: “Het is verstandig om vooraf stil te staan bij de impact van een cloudmigratie. Er komt vaak meer bij kijken dan mensen zich vooraf realiseren. Door dit vooraf goed in kaart te brengen met een partner als Zetacom en door de ICT-oplossingen gefaseerd te migreren worden eventuele risico’s geminimaliseerd.” Snel sluit af: “De operatie van Make-A-Wish Nederland wordt door de nieuwe cloudoplossingen sneller, makkelijker en doelgerichter. De tijd en het geld dat hiermee bespaard wordt zal gebruikt worden om nog meer wensen in vervulling te laten gaan.”
