Steeds vaker stellen organisaties hun behoefte aan AP-automatisering en OCR-technologie voor facturen centraal om veranderende personeelsbezettingen te ondersteunen en om fluctuerende cashflowbehoeften beter te beheren. Het automatiseren van factuurverwerking in de Cloud brengt meerdere voordelen met zich mee zoals lagere verwerkingskosten, snellere factuurcyclustijden, verbeterde leveranciersrelaties en een effectiever cashbeheer. Kofax ReadSoft Online is een marktleidende softwareoplossing die automatische factuurverwerking in de Cloud mogelijk maakt, de gegevens van uw leveranciersfacturen onmiddellijk opvangt, uitleest en invoert in een ERP systeem.
Uit de SSON (State of the Global Shared Services Industry Report) AP Automation survey die dit jaar onder meerdere bedrijven is uitgezet, komt naar voren dat 59% van de organisaties momenteel aangeeft gedeeltelijk of volledige Accounts Payable automatisering te hebben geïmplementeerd. Daarbij moet gemeld worden dat van deze 59%, slechts 10% aangeeft haar AP-processen volledig geautomatiseerd te hebben. Hierbij mist voornamelijk de kennis hoe men de eerste stappen richting volledige automatisering zet.
Een eerste stap hierin kan zijn door te beginnen met het automatiseren van binnenkomende facturen als onderdeel van de e-Invoicing strategie. De eerste vraag die vaak gesteld wordt om de volwassenheid van het Accounts Payable proces te achterhalen is dan ook vaak “hoelang duurt het binnen uw bedrijf om een factuur te verwerken?” Voor organisaties die geen tot weinig automatiseringen hebben doorgevoerd is het antwoord vaak meer dan 10 minuten, waar gemiddeld 3 tot 10 minuten als antwoord wordt gegeven. Terwijl best-in-class performers een factuur in minder dan twee minuten verwerken.
E-invoicing wordt de wereldwijde norm en de verschillende overheidsmandaten hebben de transitie en adoptie alleen maar in een stroomversnelling gebracht. Veel bedrijven maken momenteel nog steeds gebruik van pdf of papieren facturen, zelfs al is dit maar een gedeelte van het totaal aantal jaarlijkse facturen dat wordt verzonden en ontvangen.
De Cloud
E-invoicing in de cloud helpt organisaties met het verhogen van de productiviteit (tot 9 keer hoger), reduceren van de kosten en het aantal fouten. Ondanks de vele voordelen die e-invoicing en Cloud-based Accounts Payable met zich meebrengt is nog steeds een groot gedeelte van de bedrijven niet up-to-date met hun automatisering. Uit de SSON-survey komt naar voren dat de redenen hiervoor vaak toe te schrijven zijn aan een gebrek aan interessante business cases of een gebrek aan interne resources om een dergelijke transformatie door te voeren. In veel gevallen wordt een dergelijke transformatie ook niet op waarde geschat, waar men alleen al op efficiëntie en facturatiesnelheid een enorme return on investment kan realiseren, zeker wanneer dit om hoge jaarlijkse volumes gaat.
In vergelijking tot andere bedrijfsonderdelen die inkomsten generen wordt de Accounts Payable afdeling vaak onterecht gezien als kostenpost. De efficiëntie van Accounts Payable heeft namelijk een directe invloed op de financiële stabiliteit van een organisatie. Zonder het juiste boekhoudsysteem en boekhouding gok je op financiële fraude, leveranciers die ongeduldig worden en reputatieschade door late of foutieve betalingen. Daarnaast beperken CFO’s de flexibiliteit van de bedrijfsliquiditeit op momenten dat men op korte termijn in moet springen op nieuwe mogelijkheden, als men geen effectieve Accounts Payable strategie hanteert.
De voordelen van Accounts Payable Automatisering
Buiten de eerdergenoemde voordelen als efficiëntie, lagere foutgevoeligheid en facturatiesnelheid zijn er meer voordelen te behalen bij het automatiseren van Accounts Payable. Indien er gekozen wordt voor een AP-oplossing in de cloud is er sprake van een minimale investering vooraf, een snellere time to value, minimale IT-betrokkenheid, geen software of hardware implementaties on-premise, gereduceerde risico’s, onderhoud en support kosten.
Tijd voor de Cloud!
Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren welke mogelijkheden en voordelen er aan AP Automatisering gekoppeld zijn. Bedrijven die hier niet in willen meegaan zullen in de komende tijd hoogstwaarschijnlijk achteropraken ten opzichte van de competitie. Het is dus tijd voor verandering, maar waar begin je een dergelijke reis? Zoals eerder vermeld beginnen veel bedrijven een dergelijke transformatie met een kleine eerste stap, veelal het naar de Cloud brengen van de factuurverwerking voor het vastleggen, coderen, matchen en verifiëren van de facturen. Dat kan middels Kofax ReadSoft Online al met een minimale investering en zal binnen een paar maanden al voor een efficiëntie-slag zorgen.
Enkele handige tips om de overgang naar de Cloud in gang te zetten:
1. Bepaal een strategie
Welk einddoel heeft de automatisering? Welk budget wil je hiervoor vrijmaken? Hoe zullen AP-medewerkers nu hun tijd gaan indelen nu er sprake is van minder manuele handelingen?
2. Verzamel data
Documenteer zoveel mogelijk primaire handelingen voor goedkeuring en uitzonderingen in de factuurverwerkings workflows. Doe dit voor verschillende leveranciers en business units. Daarnaast zijn de volumes, kosten per factuur en het aantal FTE binnen de AP-afdeling van belang om een gedegen business case te maken.
3. Business Case
Zoals bij elke grote verandering is er binnen organisaties sprake van stakeholders. Voor AP Automatisering ligt het probleem vaak bij het overtuigen van Finance & IT management, die vaak aangeven dat huidige systemen en processen prima werken. Met de verzamelde data uit de vorige stap is er echter een sterke business case op te bouwen die het management moet overtuigen van de waarde van automatisering binnen Accounts Payable.
4. Ownership
Het aanstellen van een eindverantwoordelijke voor het project is van groot belang tijdens en na de overgang in de Cloud. Hij of zij zal de persoon zijn waar men naartoe kan stappen bij problemen met het automatiseringsplatform. Het monitoren van problemen en optimaliseren van de resultaten zal aan een deze persoon moeten worden toevertrouwd.
5. Kies de juiste aanbieder
Organisaties die net starten met AP-automatisering zullen vaak kiezen voor een Software-as-a-Service (SAAS) oplossing om initiële kosten van hardware en software te drukken. Het is hierbij enkel van belang dat men de juiste aanbieder kiest die goed aansluit op het bestaande ERP systeem. Kofax ReadSoft Online biedt echter een naadloze integratie met een groot aantal ERP systemen op de markt.
6. Houd de cijfers in de gaten
In het kort; houd de cijfers scherp in de gaten die het succes bepalen. Bij AP-automatisering zijn er genoeg indicatoren die bijdragen aan de performance en gezondheid van de AP-afdeling. Houd de key-metrics echter altijd goed up-to-date om bij te kunnen sturen wanneer dat nodig blijkt.
Dynatos, uw strategisch partner voor financiële procesautomatisering
Lees ook:
- De routekaart naar Hyperautomation
- RPA, de eerste stap richting Hyperautomation
