De datum van 1 januari 2015 gonst onheilspellend door zorgland. Dan zal de decentralisatie een feit zijn en worden gemeenten verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. Wat zal er precies gaan gebeuren? Hoe zal de declaratiestroom verlopen? Kunnen zorginstellingen het wegvallen van de financiële bevoorschotting wel opvangen? Over deze en andere grote vragen spreekt ICT/Zorg met Wouter Fleers, expert op het gebied van de financiële administratie binnen de zorg.
Fleers is algemeen directeur van The Beagle Armada, sinds oktober 2013 een onderdeel van de Infomedics groep. “In 2009 zagen we al dat er een verschuiving in de markt zou komen. Diverse wijzigingen vanuit de overheid waren niet mis te verstane voorbodes van de decentralisatie die nu voor de deur staat. Daarom begonnen we met het veranderen van ons business-model. Dat principe zit besloten in onze naam: je moet mee veranderen, want anders dan sterf je vanzelf uit.”
De aanloop
Opgericht in 2004 ondersteunde The Beagle Armada de ontwikkeling en implementatie van een registratiepakket bij zorgverzekeraar VGZ. In 2002 waren wachtlijstmetingen ingevoerd, wat het jaar daarop resulteerde in een nieuwe systematiek, de AZR (AWBZ-brede zorgregistratie). Dat pakket moest het volgen van de cliënt in alle fasen van de keten ondersteunen: het indiceren, het toewijzen en het leveren van zorg en het opleggen van de eigen bijdrage aan cliënten. “Na die implementatie dachten wij, ‘dat kunnen we zelf beter’,” herinnert Fleers zich. “De nieuwe systematiek was gebaseerd op de uitwisseling van elektronische berichten, wat helemaal nieuw was in die tijd. Naast het portaal voor zorgkantoren (ZKP) maakten wij ook een portaal voor zorgaanbieders (ZAP). Zo kregen wij te maken met talloze instellingen. Aan de hand van de berichten die zij doorstuurden kregen wij een heel goed beeld van die markt.”
Een van de maatregelen binnen de zogeheten ‘cliëntvolgende financiering’, wat in 2009 werd ingevoerd, was het declareren op cliëntniveau. Met andere woorden: zorginstellingen moesten maandelijks hun productie, gekoppeld aan een cliënt, melden bij de zorgkantoren. Daarin zag Fleers de opmaat naar de beëindiging van de bevoorschotting van de zorginstellingen.
Omslagpunt
Reeds in een heel vroeg stadium vroeg The Beagle Armada zich dus af hoe de facturatie en declaratie zou worden afgehandeld, als de bevoorschotting zou wegvallen en daarmee de financiering langs andere kanalen zou verlopen. Hoe gaat een instelling straks zijn declaratie indienen? Hoe snel krijgt hij die uitbetaald? Welke risico’s lopen instellingen hierdoor?
Bij bevoorschotting dient de zorginstelling declaraties in bij hun zorgkantoor met wie een afspraak bestaat over het aantal uren zorg dat zij mogen leveren. Het CAK maakt dan in opdracht van het zorgkantoor eens per kwartaal of in maandelijkse termijnen het geld over. Aan het einde van ieder kwartaal wordt dan bepaald of dat teveel was of te weinig. Fleers: “Tot dan toe was ons business-model gericht op de ontwikkeling en ondersteuning van zorgkantoren – het ontvangen van een declaratie en aan de hand van het contract met de instelling controleren of die declaratie conform de gesloten overeenkomst is. In 2011 besloten we ons te richten op het in goede banen leiden van de facturatie van zorginstellingen. Daar hadden we al veel contact mee, omdat die aangesloten waren op ons systeem via de zorgkantoren.”
Door de vele transities in de zorg neemt het aantal financieringsbronnen enorm toe, waaronder dus per 1 januari ruim vierhonderd gemeentes. Het staat elke financier vrij zijn eigen format te hanteren waarin de zorgdeclaraties moeten worden aangeleverd. Een declaratie die niet voldoet aan het juiste format of onjuist is ingevuld, wordt niet uitgekeerd. Nog los van het toegenomen financiële risico, bezorgt dit de instellingen een enorme extra administratieve last. In een markt met dalende tarieven, is het aannemen van mensen om dit probleem handmatig aan te pakken, uiteraard niet de goede manier.
Het ei van…
Met het reeds bestaande monitoringsysteem voor de zorgkantoren worden de declaraties getoetst aan de hand van de contracten tussen zorgkantoren en zorginstellingen. Deze worden in het systeem up to date worden gehouden. “Wij kunnen het percentage bepalen van de juistheid van de declaratie,” vertelt Fleers. “Dan komt de stap van het indienen van de declaratie. Voor instellingen die te maken krijgen met één gemeente en misschien nog een zorgkantoor, blijft het na 1 januari nog redelijk overzichtelijk. Maar grotere instellingen die landelijk opereren, kunnen te maken krijgen met tientallen of honderden gemeenten en daarbij nog aantal zorgkantoren.”
In een samenwerking tussen diverse instanties, waaronder KING, CAK en Vektis, is een standaard ontwikkeld voor aanlevering van declaraties, de iWMO. Maar nu is al bekend dat veel gemeenten zich hier niet bij zullen aansluiten. En als ze zich al aansluiten mogen ze hun eigen uitvoeringsvariant kiezen, door bijvoorbeeld aanvullende gegevens te vragen of door een andere structuur van de bestanden of de gehanteerde productcodes te gebruiken. Naar verwachting zal een derde tot de helft van de gemeenten hun eigen format en declaratieprotocol ontwikkelen. Zelfs nu 2014 ten einde loopt, weet nog niet iedere gemeente hoe ze de stroom declaraties gaat verwerken. Dat betekent dat de werkwijze van die gemeentes in extreem korte tijd in de systemen van de instellingen moet worden verwerkt.
Een andere complicerende factor is dat instellingen contracten krijgen die een jaar geldig zijn. Ieder jaar is het dus op- of afschalen naar de te verwachten omzet. Ook dit is een sterk argument om te kiezen voor slimme automatisering.
“Ons platform, Columbus, lost de dreigende chaos voor instellingen op,” belooft Fleers. “In het systeem worden de formats die financiers voor het indienen van declaraties hanteren voortdurend bijgewerkt. Dat kan omdat de applicatie in de cloud draait en dus altijd up-to-date is. De zorginstelling voert haar declaraties in Columbus in op de hun vertrouwde manier, bijvoorbeeld vanuit hun ECD. Aan de hand van de ontvangen gegevens zoals NAW en sofinummer koppelt Columbus dat aan de gecontracteerde gemeentes van die partij. Dat combineren wij met de inkoop- of contractgegevens die wij hebben en uiteindelijk maken wij declaraties in het format van de desbetreffende financiers.”
Pilot bij PrivaZorg
PrivaZorg – een nagenoeg landelijke aanbieder van thuiszorg – werd via een pilot in die ontwikkeling betrokken. Van mei tot september dit jaar ontwikkelde The Beagle Armada samen met PrivaZorg een zogenaamde proof of concept voor facturatie van zorg aan gemeenten. De impact van de decentralisaties is groot voor PrivaZorg, omdat de organisatie de ambitie heeft om bij 250 gemeenten zorg te contracteren. De organisatie voorziet dat ongeveer 75 gemeenten zullen afwijken van het iWMO-format. Dit brengt een grote administratieve last met zich mee. PrivaZorg schat in dat haar administratieve inspanningen met de helft zullen afnemen dankzij Columbus. Fleers: “Dit levert hen zoveel ruimte op in hun administratieve taken, dat de investering die ze moeten doen in het niet valt bij wat het oplevert. Zij vertrouwen erop dat ze na 1 januari hun € 60 miljoen kunnen blijven factureren.”
Factoring
Columbus lost dan weliswaar het formatprobleem van de facturatie op. Maar daarmee is nog niet het probleem van de weggevallen bevoorschotting opgelost. Het is maar de vraag of instellingen het financieel kunnen opvangen als er ineens twee maanden bovenop de bestaande betalingstermijn komt. Daar komt de combinatie The Beagle Armada en Infomedics om de hoek kijken. Het moederbedrijf heeft een schat aan ervaring op het gebied van facturering en debiteurenbeheer. Dit verzorgen zij al jaren voor ongeveer 4000 tandartsen, mondhygiënisten, fysiotherapeuten en andere kortdurende zorgprofessionals. Infomedics verwerkt jaarlijks voor € 1,2 miljard aan facturatie. Zij beschikken over een bewezen factorsysteem dat enorme volumes aankan. “Begin volgend jaar introduceren wij een gestructureerde en procesmatige manier van vervroegde uitbetaling bij instellingen in de langdurende zorg in Nederland,” kondigt Fleers aan. “Als er een betalingsgarantie is vanuit het zorgkantoor, kunnen wij vanuit Infomedics een factoringtraject opstarten. Hierdoor ontloopt de instelling een financieel gat, want wij nemen de vordering op de gemeente of andere financier over. De betalingstermijn die zij hanteren, is dan vervolgens onze zorg. Hiervoor betaalt de instelling een bescheiden percentage van het factuurbedrag. Deze vorm van voorfinanciering is een belangrijk aspect van onze gezamenlijke propositie, maar alles valt of staat bij het überhaupt ingediend krijgen van die declaratie, want anders wordt er helemaal niet voorgefinancierd.”
Professionalisering
Uit pilots met onder meer PrivaZorg komt naar voren dat de bottlenecks niet zozeer liggen in de communicatie tussen Columbus en de gemeenten. Waar maar weinig mensen op focussen, zijn de interne processen bij de instellingen. Fleers benadrukt de noodzaak dat zorginstellingen in bedrijfskundig opzicht echt moeten professionaliseren. “Doen ze dat niet dat komt hun continuïteit serieus in gevaar. Maar dat besef daalt maar mondjesmaat in, omdat er nog altijd zo’n stemming heerst van ‘het zal wel goedkomen’. In overheidsland is niets zo blijvend als een tijdelijke maatregel, of is er niets zo verschuifbaar als een deadline. Zelfs ontluisterende waarschuwingen, zoals de recente faillissementsaanvraag door de Pasana Zorggroep, waar het ziekenhuis De Sionsberg onder valt, of het omvallen van de stichting Thuiszorg Diakonie een jaar geleden, schudden de instelling nog onvoldoende wakker.”
De algemeen directeur signaleert grote verschillen tussen gevestigde partijen die al lang in de markt zijn en nieuwe organisaties. “Dat zijn vaak instellingen opgericht door jonge mensen, wier voornaamste drijfveer niet zozeer de zorg zelf is, maar het opzetten en voeren van een gezond bedrijf. Zij hanteren een strakke bedrijfsmatige operatie, wegen iedere investering af tegen opbrengsten en doen het gewoon goed. Ze behalen rendementen tussen de 8 en de 15 procent of zelfs nog meer, terwijl de grote instellingen die al jaren bestaan met hangen en wurgen een rendement van een half procent halen. Het ontbreken van een winstprikkel is daar grotendeels debet aan. Een bedrijf dat winst wil maken denkt goed na over hoe om te gaan met de beschikbare middelen en heeft een gezonde motivatie om te innoveren.”
Stuurinformatie
Bij professionele bedrijfsvoering horen vragen als: Hoe doe ik het op dit moment? Hoe heb ik het de afgelopen maand gedaan? Aan wie ga ik wat declareren? Wat heb ik aan contracten in mijn portfolio en hoe nut ik ze het beste uit? Columbus verwerkt nauwkeurig de prestaties van een instelling. Fleers: “Niet alleen worden de declaraties in het juiste formaat gezet voor de ketenpartij aan wie het moet worden aangeleverd. Op basis van al die financiële informatie biedt het systeem ook uitgebreide faciliteiten voor managementrapportage. Via een realtime dashboard kan de status van declaraties, retouren en betalingen worden gevolgd. Met deze functionaliteiten weet een instelling veel beter waar het aan toe is, en kan het dus beter sturen. Bovendien kunnen ze beter onderhandelingen voeren met hun partijen, ze weten beter waar ze het over hebben, ze zijn transparanter voor de bank als mogelijke investeringspartij. En dankzij die transparantie kunnen wij hen een factoringvoorstel doen.”
Toekomst
De problemen die eraan komen voor zorginstellingen en de gemeentes lossen zich niet vanzelf op. Met Columbus biedt The Beagle Armada een uitgekristalliseerde hub waar de instelling haar eigen declaraties in kan voeren, waarna deze volledig automatisch op maat worden vertaald naar de wensen van de financier. Dit vereist om te beginnen dat de administratie van de zorginstelling op orde is. Als dat het geval is, kan Columbus de tsunami aan werk die zeker op de grotere instelling afkomt, uitstekend verwerken. Dat scheelt significant in handmatige administratie en bovendien wordt de hele declaratiestroom foutloos uitgevoerd. Herstelwerk zal daarom tot een minimum worden beperkt. Fleers durft zich wel aan een voorspelling te wagen. “Kijkend naar instellingen verwacht ik dat 10 tot 20 procent bedreigd wordt door serieuze financiële ellende. Dat hoeft nog niet direct te leiden tot faillissementen, maar zij zullen heel erg veel moeite moeten doen om aan hun geld te komen. Kijkend naar alle gemeentes zou ik het een hele prestatie als de helft daarvan per 1 januari in staat is de declaraties en de berichtgeving af te handelen via de daarvoor bedoelde standaard. Dat velen hun winkel nog niet op orde hebben, is hen nauwelijks aan te rekenen als je bedenkt dat de besluitvorming omtrent de decentralisatie pas in september van dit jaar rond kwam. Er bestaat altijd een kans dat er zich echte drama’s gaan afspelen. Tegelijkertijd moeten we niet vergeten dat onder hoge druk alles vloeibaar wordt en dat uiteindelijk ook het maatschappelijk belang zal prevaleren.”
Om te concluderen dat de zorg voor enkele uitdagingen staat, is zwak uitgedrukt. Want over de grootste bezuinigingsactie aller tijden hebben we nog niet eens gesproken. Het gemeentefonds krijgt € 8,2 miljard tot haar beschikking, waarmee het Rijk in één keer ruim € 5 miljard bezuinigt. Dus een instelling moet minimaal dezelfde zorg verlenen tegen een veel lagere vergoeding. Dit is misschien het enige waar Columbus niet een pasklare oplossing voor heeft.
The Beagle Armada
The Beagle Armada Int. B.V. maakt deel uit van de Infomedics Groep B.V., een factoring & clearing maatschappij met vestigingen in Almere, Zwolle en Gorinchem. Met ongeveer 150 medewerkers wordt jaarlijks meer dan € 1 miljard gefactureerd en geïncasseerd en worden zo’n 4000 klanten in de Nederlandse zorg bediend. De groep maakt gebruik van speciaal voor de Nederlandse zorg ontwikkelde software op basis van Microsoft technologie en heeft hiervoor eigen software-ontwikkelteams in China en Polen.
Neem voor meer informatie contact op met: The Beagle Armada Int. B.V., Wouter Fleers
