Hoe bied je medewerkers meer flexibiliteit op de werkplek en breng je de it-kosten omlaag? Het antwoord lijkt simpel: grootschalig gebruikmaken van consumententools. Deze zijn op allerlei mobiele apparaten gratis te installeren en met een paar wachtwoorden en het accepteren van de algemene voorwaarden heb je een ideale mobiele werkplek. Iedereen kiest zijn eigen toolset en voilà, een überhippe selfservice werkplek via de cloud en klaar om de wereld over te nemen.
Alleen, hoe krijg je de informatiebeveiliging op orde als bedrijfsinformatie wordt gedeeld, gesynchroniseerd en bewaard via deze gratis tools? De accounts worden namelijk vaak gekoppeld aan personen in plaats van aan de organisatie. Jeroen van Yperen, Solution Manager i³ groep: “Als it’er heb je het nakijken. Wat moet je doen als een medewerker vraagt om bedrijfsdocumenten beschikbaar te krijgen op mobiele devices die geen deel uitmaken van je professionele portfolio? Er is besloten om geen tablets uit te geven vanuit het bedrijf, want men heeft al een mobiele werkplek. Om het werkplekkenbudget niet te laten exploderen, krijgt een medewerker maar één apparaat.”
De wens van de gebruiker
Van Yperen vervolgt: “Om de verschillende belangen te verenigen zal je als it-organisatie en informatiebeveiliger de wens van de gebruiker moeten kunnen invullen. Je kunt de gebruiker niet verbieden dat hij meer rendement wil halen uit functionaliteiten van tools, dat hij zoekt naar handiger manieren van data synchroniseren of dat hij effectiever informatie uit wil wisselen. De behoefte is er en de middelen zijn er. Om de brug te kunnen slaan tussen de wens van de gebruiker en de beheersingsmiddelen van een organisatie, moeten toolsets op mobiele apparaten worden beoordeeld op de wensen van de gebruiker, veiligheid van informatie en de beheersbaarheid ervan voor de it-organisatie.”
Flex ON Share It
De dienst Flex ON Share It van i³ groep biedt gebruikersgemak over verschillende mobiele apparaten: smartphone, tablet, mobiele werkplek en bedrijfsnetwerken. Alle apparaten zijn te synchroniseren op het niveau dat de gebruiker wenst: op bestandsniveau, op folderniveau en de bekende netwerkschijven. Het eindeloos rondmailen van (te grote) bestanden is verleden tijd. Het inzetten van internettools, buiten de informatiebeveiligingseisen om, hoeft niet meer. “Ook vanuit informatiebeveiliging is het goed georganiseerd,” vertelt Van Yperen. “De individuele gebruikers maken gebruik van een account dat gekoppeld is aan de organisatie en niet meer aan een persoon. Wanneer een persoon de organisatie verlaat, blijft de data gekoppeld aan de organisatie en niet aan het individu. De informatie ‘verhuist’ dus niet mee. Bovendien is het veilig: encryptie is mogelijk op verschillende manieren. Zelf het aantal malen dat een bestand bekeken mag worden kan worden opgegeven. Nadat de tijd verstreken is, vervalt de toegang. Gevoelige informatie kan hiermee veilig worden gedistribueerd.”
Data wissen
“Ook het databeheer op al die mobiele apparaten is gedekt,” vervolgt Van Yperen. “Zelfs als het apparaat geen eigendom is van de organisatie. Want stel dat je als Ierse agent een van je apparaten vergeet mee te nemen uit een hotel, waar kamers per halfuur worden verhuurd, dan kan je met één druk op de knop de data laten wissen. Dat helpt de agent in kwestie niet, maar de beheerorganisatie wel. Centraal is te organiseren welk apparaat toegang mag hebben tot de informatie. En welk apparaat niet (meer).”
Meer weten over samenwerken zonder concessies op het gebied van veiligheid?
Bezoek 14 november “i³ groep On Air”. Kijk op www.i3groeponair.nl voor meer informatie over dit evenement.
