Drie jaar geleden nam John Schrijnemaekers, oprichter en directeur/grootaandeelhouder van Cormel IT Services in Sittard, een ingrijpende beslissing: hij besloot tot een complete redesign van zijn succesvolle ERP-platform QIC (‘Quality in Care’). Dit betekende dat een team van zo’n twintig developers hiermee gedurende enkele jaren bezig zou zijn.
En dat de groei van zijn onderneming even stokte. Maar het was noodzakelijk, oordeelde Schrijnemaekers. In het belang van zijn klanten – zorginstellingen in de verzorging, verpleging, thuiszorg, GGZ en GZ. Nu, drie jaar later, is de redesign zo goed als klaar. Begin 2016 gaat Cormel de markt op met een compleet vernieuwd platform. ICT/Zorg sprak met Schrijnemaekers, een bevlogen ondernemer, charismatisch leider en bovenal: een vriendelijk mens.
QIC staat in de markt bekend als een prima ERP-platform voor zorginstellingen. Was die redesign echt nodig?
“Ik vond van wel. Onze klanten zijn voornamelijk tweedelijns zorginstellingen in de thuiszorg, verpleeg- en verzorgingstehuizen, GGZ en GZ. Zij hebben de afgelopen jaren zoveel over zich heen gekregen – denk aan het nieuwe financieringsstelsel, de AZR, de transitie richting gemeentes (WMO), de steeds hogere eisen van zorgverzekeraars, en vooral: de enorme bezuinigingen in hun budgetten – dat alleen een uiterst flexibel, state-of-the-art ERP-systeem hen daarin volledig kan ondersteunen.
Een systeem dat modulair van opzet is, volledig aan de wensen van de instelling kan worden aangepast, waarbij verschillende functionarissen hun eigen informatie en hun eigen schermen krijgen gepresenteerd en ze nooit vaker dan twee keer hoeven te klikken om te komen waar ze moeten zijn.
Een systeem ook waarin de cliënt, dus de patiënt, centraal staat en de regie heeft, waarin alle informatie van die cliënt, inclusief het zorgleefplan, op elk moment beschikbaar is en uniform is gecodeerd, en waaruit zorgmedewerkers, afdelingshoofden én Raad van Bestuur op elk moment de informatie kunnen halen die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen en binnen hun mandaat te blijven. Wel, dat systeem hebben wij nu gebouwd!”
Complete oplossing
Cormel IT Services biedt zijn klanten een complete ERP-oplossing voor hun eigen zorgproces en administratie, zowel intramuraal als extramuraal. Een oplossing die de gehele zorgketen ondersteunt, van intake en registratie via zorgleefplan tot en met de logistiek (planning en roosteren van medewerkers). Een oplossing ook waarin de cliënt – bij de klanten van Cormel zijn dat vaak ouderen – centraal staat en de regie heeft, onder meer via zijn of haar eigen cliëntportaal, waartoe ook familieleden en mantelzorgers toegang kunnen krijgen.
Uniek planningssysteem
Als enige aanbieder in de zorg biedt het systeem van Cormel een volledig geautomatiseerd systeem voor planning en roostering van medewerkers. In de ontwikkeling van de logistieke modules heeft Mateum, sinds 2011 een dochterbedrijf van Cormel, waarin ook de Universiteit Maastricht een minderheidsaandeel heeft, een grote rol gespeeld. “Bij Mateum werken briljante wiskundigen en econometristen”, vertelt Schrijnemaekers. “Zij hebben heel slimme toevoegingen aan ons systeem bedacht. En ze hebben de verdere ontwikkeling van onze software naar een hoger plan getild.”
Wat waren de uitgangspunten voor het redesign?
“Allereerst moest het gebruiksvriendelijk zijn, met een aantrekkelijke en direct begrijpelijke interface. Iedere gebruiker, of het nu de cliënt, de zorgmedewerker, het afdelingshoofd, de financieel manager of de voorzitter van de Raad van Bestuur is, moet binnen twee klikken op de plaats komen waar hij of zij moet zijn. De schermen van het systeem passen zich volledig aan de gebruiker aan. De informatie wordt aangeboden, je hoeft er niet meer naar te zoeken. En alles hoeft maar één keer te worden vastgelegd.”
Voorbeeld
“Een manager die bijvoorbeeld iedere maandagochtend de productiviteit van zijn of haar afdeling van de week daarvoor wil zien, of die de ontwikkeling van decubitus-patiënten op zijn afdeling wil weten, krijgt die informatie wekelijks gepresenteerd.”
Thesaurus
“Uniek aan ons systeem is dat wij de volledige thesaurus met SFMPC-codes in onze software hebben geïntegreerd. Dat maakt het werk van de zorgmedewerkers een stuk makkelijker, het voorkomt misverstanden en werkt razendsnel. Is een probleem eenmaal geïdentificeerd, dan komt het systeem uit zichzelf met voorgestelde doelen en acties voor die specifieke aandoening. Dat betekent efficiency en kwaliteit. Bovendien ontstaat zo ook automatisch eenheid van taal en dat is wezenlijk voor de communicatie over de cliënt.”
Workflow
“In ons nieuwe platform kan een zorginstelling zijn werkprocessen volledig borgen in het systeem, zodat er eigenlijk niets meer kan misgaan. Een voorbeeld: als een cliënt een folder aanvraagt, krijgt de afdeling die de folder moet versturen automatisch een taak, en tegelijk wordt er een taak aangemaakt dat de cliënt een week later teruggebeld moet worden.
Geeft de cliënt vervolgens aan dat hij zorg wil afnemen, dan plant het systeem de intake en wordt ook een indicatie aangevraagd. Iedere stap die de cliënt zet, is op die manier in het systeem geborgd. Ook de verantwoording aan gemeenten en verzekeraars kan geborgd en volledig geautomatiseerd worden. En het systeem waarschuwt zodra het mandaat van de verzekeraar of de gemeente overschreden dreigt te worden.”
QIC-Mobile
“Zorgmedewerkers krijgen de beschikking over een app op hun smartphone, waarin alle informatie van de cliënt is vastgelegd. Er gaat zodoende nooit meer een zorgmedewerker blanco op pad. Alle medewerkers die met de cliënt werken zijn geïnformeerd, ze hebben het zorgleefplan bij zich, en medewerkers zien direct wat hun collega heeft gerapporteerd.”
Intensief overleg met de klant
De klanten van Cormel IT Services, tweedelijns zorginstellingen in de ‘care’, bevinden zich in heel Nederland. Het contact met de klanten is intensief. “Wij bouwen niets zonder overleg met onze klanten”, zegt Schrijnemaekers. “En we bouwen ook niets zonder dat er een positieve business case onder ligt. Voordat wij gaan bouwen moet absoluut zeker zijn dat onze klanten er financieel beter van gaan worden.
Ook tijdens de bouw is er continu contact, onder meer via zogeheten ‘klantendagen’, waarin klanten onder meer de nieuwste schermontwerpen krijgen voorgelegd – bijvoorbeeld het scherm van het zorgleefplan – en zij daarop hun feedback kunnen geven. Onze bedrijfscultuur is door en door klantgericht. ‘Respect’ is voor ons een absolute kernwaarde.”
Wat maakt het nieuwe ERP-platform van Cormel uniek?
- Flexibiliteit: maatwerk, alles samen met de klant
State-of-the-art software, het nieuwste van het nieuwste - Thesaurus volledig geïntegreerd (SFMPC-codes)
- OMAHA-integratie
- Workflow-systeem (management informatie)
- Geautomatiseerde planning en roostering
- Mobiele app voor zorgmedewerkers
- Norea-gecertificeerd
