Veel organisaties in de zorg moeten hun informatievoorziening stroomlijnen. Relevante kennis en informatie moet voor elke medewerker direct beschikbaar zijn. “Er is heel veel informatie en kennis binnen zorginstellingen. De kunst is om de systemen zo in te richten dat iedereen er ook blij van wordt.” Aan het woord is Reinder Repko van Scienta.
“Er is heel veel ondersteunende informatie binnen zorginstellingen. Denk aan alle zorgprotocollen, werkafspraken, kwaliteitshandboeken of iets simpels als een telefoonlijst. Je wilt dat deze informatie, die vaak verandert, ook echt door medewerkers wordt gebruikt. Dit wordt niet bevorderd door ontoegankelijke systemen.”
De rol van ICT
“Als applicatie- en ict-beheerders wil je bezig zijn met de kern van je werkzaamheden. Wat je niet wilt is dat langlopende zaken die niet nodig zijn je in beslag nemen. Informatiesystemen verbruiken onevenredig veel tijd en geld met implementaties, compatibiliteitsproblemen, trainingen en bijbehorende consultants. Het is het tegenovergestelde van gebruiksvriendelijk.”
“In sommige zorginstellingen staat het hele bureaublad vol met icoontjes. Hun systemen variëren van een interne mappenstructuur op een interne server/intranet tot aan kostbare documentmanagementsystemen of BPM-systemen. Vaak werkt dat niet, omdat het te moeilijk is. En dus vermijden mensen het. Niemand leest de informatie nog, want het staat niet waar het moet staan: dichtbij de zorgprofessional.”
“Medewerkers verwachten op hun werk net zulke prettige systemen als thuis of op hun smartphone”
Privé dringt door
“Deze systemen hebben hun langste tijd gehad. Ze zijn inflexibel, tijdrovend en duur. Ze staan haaks op maatschappelijke trends die spelen. Zo gebruiken werknemers in hun vrije tijd moderne, gebruiksvriendelijke software. Denk alleen al aan de vele apps. Medewerkers, vooral jonge, hoogopgeleide zorgprofessionals, verwachten op hun werk ook zulke gebruiksvriendelijke software.”
“Juist bij dit soort informatiesystemen is gebruiksvriendelijkheid van doorslaggevend belang. Het gaat namelijk om de meest basale informatie binnen een zorgorganisatie: van een zorgprotocol tot een simpele werkafspraak. Medewerkers willen niet zoeken, trainingen krijgen of meerdere programma’s gebruiken. Een systeem moet direct te snappen zijn, het moet werken en het moet er goed uit zien, zoals ze dat gewend zijn buiten het werk.”
Scienta zet de nieuwe toon
“Scienta is een informatiesysteem dat vanuit deze visie is ontwikkeld. En deze visie hebben we uiteengezet in een nieuw e-book. Want Scienta is anders, verfrissender en leuker om mee te werken. Wij geloven niet in trainingen of consultancy: software moet voor zichzelf spreken, zelfs met geavanceerde functionaliteiten zoals document workflows, versiebeheer en rechtentoekenning. En juist als de materie wat moeilijker is, zoals vaak het geval is met kwaliteitshandboeken of zorgprotocollen, moet het systeem makkelijk en intuïtief zijn.
