Om overeind te blijven in een sterk concurrerende markt moeten MKB-bedrijven vandaag de dag alle (it-)zeilen bijzetten. Een van de belangrijkste uitdagingen waar zij voor staan, is het automatiseren en stroomlijnen van de explosief groeiende documentstroom.
Het implementeren van een kostbaar ERP-systeem is niet meer de enige oplossing om dit te realiseren. Slimme multifunctionele printers zijn inmiddels geduchte rivalen geworden. Bovendien zijn zulke MFP’s ook nog eens aanzienlijk voordeliger. OKI, leverancier van zakelijke printoplossingen, heeft onlangs een serie multifunctionele A3-kleurenprinters op de markt gebracht die met hun open platform naadloos in de documentstroom geïntegreerd kunnen worden om zo het beheer van documenten te verbeteren.
5 argumenten
In een recente whitepaper van IDC, gesponsord door OKI, worden vijf argumenten genoemd waarom bedrijven er goed aan doen slimme MFP’s in huis te halen.
Argument één is dat dergelijke multifunctionals softwaretools bevatten die de automatisering van bedrijfsprocessen betaalbaar maken. Iets wat telt aangezien een derde van alle bedrijven documenten wil gaan digitaliseren, mede onder druk van de toenemende mobiliteit van medewerkers. Een tweede argument is de stijgende vraag naar automatiseringsoplossingen ter verhoging van de productiviteit. Bijna zeventig procent van de bedrijven zet daar nu al tools voor in. De mogelijkheid documenten op één locatie te archiveren en informatie beter toegankelijk te maken, wordt als een belangrijk voordeel van geautomatiseerde bedrijfsprocessen gezien. Het derde argument is dat slimme MFP’s veilige toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie bieden. Een groot pluspunt in een tijd waarin it-beveiliging topprioriteit is. Verder (argument vier) lijkt de gebruiksvriendelijke, intuïtieve touchscreeninterface van deze devices op die van een tablet of smartphone, wat de acceptatie onder eindgebruikers bevordert. En tot slot (argument vijf) kunnen softwarefuncties eenvoudig geactiveerd en geüpgraded worden, terwijl oplossingen van derden gemakkelijk te integreren zijn. Stuk voor stuk pre’s om ‘u’ tegen te zeggen.
Kanaliseren en centraliseren
De nieuwe multifunctionals van OKI staan op al deze punten hun mannetje. De slimme 4-in-1 A3-kleuren MFP’s uit de MC800-serie beschikken over een geïntegreerd smart Extendable Platform (sXP) dat de documentstroom stroomlijnt en het documentbeheer vergemakkelijkt. Hierdoor lenen ze zich bij uitstek voor documentintensieve taken. Daarnaast bieden deze MFP’s allerlei handige extra’s die de flexibiliteit bij documentbeheer vergroten. Zo kunnen gebruikers gratis geavanceerde programma’s downloaden als ABBYY FineReader Sprint, krachtige OCR-software voor het snel en simpel omzetten van papieren documenten in makkelijk bewerkbare en doorzoekbare elektronische tekstbestanden, en SENDYS Explorer Lite, servergebaseerde software voor het importeren, converteren en distribueren van documenten afkomstig uit verschillende bronnen.
Dit alles zorgt voor een hogere productiviteit, grotere efficiency en lagere kosten. Erwin Bader, Country Manager Nederland van OKI Systems, ziet dan ook grote mogelijkheden voor deze devices, vooral in het MKB: “Met de betaalbare slimme MFP’s uit onze MC800-serie kunnen nu ook kleine en middelgrote bedrijven de almaar uitdijende documentstroom op eenvoudige wijze kanaliseren en centraliseren. Daarmee voorzien deze multifunctionals in een behoefte die volgens de whitepaper van IDC nog altijd sterk groeit.”
