Print- en documentbeheer zijn vaak nog ondergeschoven kindjes in het bedrijfsleven. Ten onrechte. Immers, het stroomlijnen van de documentstromen kost minder dan menigeen denkt en levert doorgaans een flinke besparing op: tot maar liefst vijftig procent. “Bedrijven die zich louter richten op de aanschafprijs van een (multifunctionele) printer of de ‘prijs per pagina’ doen zichzelf dus te kort”, stelt Erwin Bader, Country Manager Nederland van printerspecialist OKI. “Om tot een (kosten)efficiëntere print- en documentoplossing te komen, zouden zij zich drie vragen moeten stellen: hoe groot is mijn totale printvolume, wat is het printgedrag van mijn personeel en welke documentstromen digitaliseer ik?”
Hoe groot is mijn totale printvolume?
De eerste vraag is voor veel bedrijven lastig te beantwoorden. Ruim de helft heeft simpelweg geen idee hoeveel afdrukken er binnen hun organisatie gemaakt worden. Toch is inzicht in het totale printvolume cruciaal om de juiste hard- en software te kunnen kiezen. Stap één op weg naar efficiënter print- en documentbeheer is dan ook het in kaart brengen van dit volume. Printerfabrikanten als OKI leveren slimme software waarmee de gebruiker eenvoudig kan bepalen wat het verbruik is over een bepaalde periode, desgewenst gespecificeerd naar bijvoorbeeld kleur en zwart-wit of A4 en A3. “Veel bedrijven maken nog steeds gebruik van dure A3-copiers, en dat terwijl ze nauwelijks op A3-formaat afdrukken. Zij zouden dus meer baat hebben bij de nieuwste generatie intelligente A4-multifuctionals. Deze printen weliswaar niet op A3, maar hebben verder wel dezelfde functionaliteit aan boord”, zegt Bader.
Wat is het printgedrag van mijn personeel?
Het in kaart brengen van het totale printvolume binnen het bedrijf is een belangrijke eerste stap op weg naar een passende print- en documentoplossing. Maar nog belangrijker is het terugdringen van de hoeveelheid afdrukken. Dit resulteert in een aanzienlijk grotere besparing dan een aantrekkelijke aanschafprijs of een lage prijs per pagina. Het is in principe kinderlijk eenvoudig het printvolume te beperken. Is het bijvoorbeeld wel nodig dat het administratieve personeel in kleur kan afdrukken? En is het niet verstandiger de printinstelling standaard op ‘dubbelzijdig’ te zetten? Dit laatste scheelt al gauw veertig procent aan papier, zo is aangetoond. Veranderingen in het printgedrag van medewerkers kunnen tegenwoordig zeer eenvoudig met diverse software tools worden geregeld. Deze ‘regels’ kunnen worden toegepast op bedrijfs-, afdelings- én individueel niveau. Zo houdt het management grip op het printgedrag van werknemers.
Welke documentstromen digitaliseer ik?
Daarnaast is het van belang dat bedrijven nagaan hoe er binnen hun organisatie wordt omgegaan met de bestaande documentstromen. Ook dat is namelijk van invloed op de hoogte van het printvolume. Welke documenten kunnen gedigitaliseerd worden, en welke niet? Worden facturen en inkooporders altijd per e-mail verstuurd en ontvangen? En hoeveel documenten worden er later alsnog uitgeprint en opgeborgen in het fysieke archief? “Het blijkt dat een kwart van alle, van oorsprong digitale documenten niet alleen wordt uitgeprint, maar vervolgens ook weer gedigitaliseerd wordt. Een weinig efficiënte wijze van handelen. De oplossing ligt in het op een gestructureerdere manier en bredere schaal digitaliseren van documentstromen. Met de betaalbare en gebruiksvriendelijke archiveringssoftware van tegenwoordig, zoals geïntegreerd in onze MC853 en MC873, kunnen nu ook MKB-bedrijven een digitaal archief aanleggen waarin documenten gemakkelijk te traceren en te doorzoeken zijn”, besluit Bader.
