Alle overheden beschikken over een digitaal loket met online formulieren. De bouw hiervan vraagt vaak nog steeds forse it-inspanningen. Nu gemeenten in een lean-traject hun processen vereenvoudigen, moeten nieuwe formulieren worden gedigitaliseerd. Zou het niet mooi zijn als de proceseigenaren dit zelf kunnen, zonder hulp van IT? Seneca maakt dat mogelijk.
De ontwikkeling van formulieren in een digitaal loket is altijd een verantwoordelijkheid geweest van IT. Natuurlijk, de business leverde input. Maar er kwam het nodige programmeerwerk aan te pas. Die tijd is voorbij als organisaties kiezen voor het E-loket van Seneca. Versie 4 van deze software is van de grond af aan opnieuw opgebouwd met Seneca’s Formulierenserver als basis.
Geen hulp van IT
Hoofd softwareontwikkeling René Pronk vertelt: “We hebben de software nu zo vormgegeven dat ambtenaren zelf hun eigen formulieren kunnen ontwikkelen met de hulp van de basisformulieren en bouwblokken die wij aanleveren. Ze loggen in vanuit hun browser en zien dan een leeg canvas. Daar kunnen ze velden op slepen, bijvoorbeeld een datumveld, e-mailveld, tekstveld. Ze kunnen aangeven welke velden wel of niet verplicht zijn. Zo bouwen ze heel eenvoudig hun eigen formulier. Omdat ze gebruikmaken van ons onderliggende framework, kunnen ze eigenlijk geen fouten maken, zoals dat vroeger wel mogelijk was toen er nog programmeerwerk aan te pas kwam.”
Gebruiksgemak
In het platform zijn voorzieningen opgenomen zoals beveiliging, het automatisch voorinvullen van al bekende informatie en intelligentie die ervoor zorgt dat mensen alleen die velden zien die voor hen relevant zijn (en dus niet: ‘ben je ouder dan 18, ga dan door naar vraag 4’). “E-loket 4 focust op gebruiksgemak”, zegt Pronk. “Gebruiksgemak voor de proceseigenaar, die aan de slag kan zonder hulp van IT. En gebruiksgemak voor de burger, die veel sneller een formulier kan invullen op een desktop, laptop of tablet.”
Ingebouwde beveiliging
E-loket 4 is TPM (Third Party Mededeling) gecertificeerd. Hierdoor hebben overheden de zekerheid dat aan alle beveiligingseisen is voldaan. Deze eisen bestaan niet alleen uit technische, maar ook uit organisatorische aspecten. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van het securitybeleid en het controleren op de uitvoering hiervan. Door de TPM te overhandigen aan de eigen auditor, kan de gemeente veel geld besparen. Pronk: “Als je gebruikmaakt van een platform dat niet specifiek voor de overheidsmarkt is ontworpen, moet je zelf veel intelligentie toevoegen, zoals een koppeling naar DigiD en de Gemma formulierenbibliotheek. En je moet zelf securitymaatregelen treffen. Dat vraagt dermate hoge investeringen dat dit niet loont. Wij verdelen die investeringen over vele klanten, waardoor overheden veel goedkoper uit zijn.”
