Een reis met hanteerbare hindernissen
De uitgebreide ondersteuning van Windows 7 met noodzakelijke beveiligingsupdates stopt met ingang van 14 januari 2020. Zonder deze updates wordt het risico op virussen en spyware onacceptabel groot. De tijd begint dus te dringen.
Binnen de zorgsector, waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een grote rol speelt, is het werken op een niet ondersteund besturingssysteem ondenkbaar. Daarom ging het Tergooi Ziekenhuis in Hilversum recent over naar Windows 10. Zeker voor een ziekenhuis is de upgrade naar een nieuwe versie van een besturingssysteem een ingrijpende aangelegenheid. Naast een recordaantal van 300 applicaties, is een flink aantal zorggerichte systemen ook nog eens bedrijfskritisch. Bij de transitie naar Windows 10 werd Tergooi bijgestaan door de experts van Cam IT Solutions. Projectmanager Dave Hofmans en Manager ICT Erik Vosmeijer vertellen over de omvang, impact en aanpak van dit ingrijpende upgradeproject.
Overwegingen
Dat Tergooi achteraf bezien misschien te lang bleef werken op Windows XP, leverde de les op dat ze niet meer in de situatie terecht willen komen van een niet-ondersteund besturingssysteem. “Daarom zijn we in 2014/15 zo snel mogelijk overgegaan naar Windows 7, 32-bit”, vertelt Erik Vosmeijer. “Omdat veel van onze applicatieleveranciers nog niet klaar waren voor Windows 10, die in juli 2015 werd gelanceerd, kozen we toch eerst voor Windows 7. Begin 2017 maakten we plannen voor de overstap naar Windows 10. De voornaamste drijfveer was het kunnen blijven werken met een ondersteunde versie. Daarnaast was onze behoefte naar een 64-bit omgeving gegroeid, mede vanwege ons EPD. Dat is qua rekenkracht en bandbreedte een hongerige applicatie. Het gebruik van dat systeem in combinatie met bijvoorbeeld Excel, of een van onze PACS-systemen, legt een maximale belasting op de geheugencapaciteit. Met een 64-bits architectuur konden we qua geheugen meer ruimte creëren, waardoor het stabieler draait ook in combinatie met andere applicaties.”
De applicaties
Dave Hofmans, die door Tergooi wordt ingehuurd, vertelt hoe zij begin 2017 samen met Cam IT Solutions een Functioneel en Technisch Ontwerp hebben gemaakt. “Ik wilde alle applicaties zo snel mogelijk testen, vooral om te weten: start het op? In die tijd, rond juni 2017, waren flink wat leveranciers, ook van kleinere applicaties, nog niet klaar voor Windows 10. Met virtualisatie kun je wel trucs uithalen om iets toch op een nieuw besturingssysteem te laten draaien. Maar met de aantallen waar dat toen om ging, wil je dat liever niet.”
Gelijktijdig met het testen en het verder gereedmaken van de applicaties liep een tweede project: het upgraden van de hele onderlaag. Het Windows 10-ready maken van de CAMCUBE, ging medio augustus 2017 van start. “Dat is het platform”, legt Hofmans uit. “De service waar alle zaken op draaien zoals het pasjessysteem, de virtuele servers, de toegang tot de applicaties. Alle facetten moesten op een bepaald niveau zijn om Windows 10 te kunnen draaien. De eerste technische testresultaten van de applicaties waren heel positief. De meeste applicaties startten ‘gewoon’ op. Dat betekent dan nog niet dat ze meteen klaar waren. Ze moesten uiteraard nog wel worden omgeprogrammeerd naar Windows 10. Zo moet de virtualisatie nog worden geregeld en dergelijke. In november 2017 zijn we van start gegaan met de eerste virtuele Windows 10 versie. Het resultaat van deze test was voorwaardelijk om verder te kunnen testen met de applicaties. Toen ook deze lichten op groen konden, zijn we rond half november gestart met het omzetten van de applicaties. Ongeveer 80 procent van de applicaties was vrij gemakkelijk om te zetten, dus dat ging wel snel.”
Tuning
Vosmeijer beaamt dat het hele project tot dan toe relatief geruisloos verliep. “Natuurlijk zijn er kleine dingen, maar we hebben weinig last gehad van bedrijfsbrede storingen. Met een dergelijk complexe opdracht zijn deze onvermijdelijk, maar wanneer er zich iets voordeed werd het beheerst en zonder probleem opgepakt, ook door de gebruikers. Waar we in een latere fase wel mee geconfronteerd werden, is dat de nieuwe Windows 10 omgeving opnieuw getuned moest worden om voldoende performance te bieden voor de eindgebruikers. Dat was niet onverwacht, maar wel zeer onaangenaam voor onze gebruikers. Vooraf die tuning doen is nagenoeg onmogelijk, dus vervelend dat gebruikers toch ook een eerste fase van ongemakken mee moeten maken.”
Over die tuning voegt Hofmans nog toe: “Een hardware-matige configuratie-instelling had tot gevolg dat processorkracht werd afgeknepen. Wanneer het opstarten van HiX langer dan 6 seconden in beslag nam, ging het naar een lagere prioriteit, waardoor het nog veel langer duurde. Dit veroorzaakte een vervelende trechtervorming, omdat dit voor veel applicaties gebeurde. Doordat meerdere processen naar een lagere prioriteit gingen, werd processorkracht echt flink afgeknepen.”
Het eerste schaap
De grote wijzigingen waren klaar in februari 2018 en in maart werd de eerste virtuele koppeling in productie opgeleverd. “Daarvoor hebben wij getest met onze eigen ict’ers”, aldus Vosmeijer, “als pilot om te kijken hoe het werkte en waar we tegenaan zouden lopen. Zo is de aan/uitknop standaard beschikbaar in het startmenu van Windows 10. Maar je wilt niet dat Windows 10 daarmee daadwerkelijk wordt uitgeschakeld, maar alleen dat die gebruiker zich afmeldt bij de sessie. In eerste instantie hebben de functie van die aan/uitknop leeg gemaakt, tot iemand bedacht om een nieuwe aan/uitknop te maken. Dat is een opvallend groen icoontje geworden met de mogelijkheid om te vergrendelen of af te melden.”
Na de eigen ict-afdeling ging de afdeling Communicatie van Tergooi als eerste schaap over de dam naar Windows 10. Hofmans vertelt dat ze blij waren met de feedback die dit opleverde. “Met iedere nieuwe afdeling die overging, vroegen wij om feedback. Uiteindelijk kwamen er nauwelijks meer vragen op de handleiding. Het verliep zo voorspoedig dat we in mei de eerste 500 gebruikers konden overzetten.”
Kwaliteitspauze
Na deze ‘rush’ werd besloten een korte pauze in te lassen voor het maken van een kwaliteitsstap. “Dat was echt nodig”, vertelt Hofmans. “We zijn twee keer gestopt met de uitrol. Even een pas op de plaats maken om te zien welke zaken nog misgaan. Want hoe voortvarend alles ook verliep, er waren wel degelijk issues. Het is dan goed om de kwaliteit serieus te checken. Wanneer je in een moordend tempo wilt doorgaan, verlies je misschien je focus. Dan kun je fouten maken die duurder zijn dan wanneer je het geheel een paar weken later afrondt. De tweede kwaliteitspauze hadden we in september/oktober.”
Leveranciers
Vosmeijer: “Zonder bepaalde kernapplicaties kan ik een heel stuk van mijn populatie, met name het zorgdeel, niet bedienen. Zolang een systeem onder Windows 10 niet goed werkt, kan ik een hele groep niet overzetten. Dan kan je wel 80 procent van de applicaties klaar hebben, maar als één of twee van de kernapplicaties nog niet meekunnen, moet je de uitrol uitstellen. In dat opzicht zijn wij grotendeels afhankelijk van de leveranciers. Wij moeten wachten op de Windows 10 release van onze PACS-leverancier. Als die releasedatum dan nog eens twee maanden wordt uitgesteld, moeten wij daar onze hele planning op aanpassen. Want wij moeten toch weer ons hele testtraject door, omdat er misschien kinderziektes in zo’n nieuwe release zitten. Je moet rekening houden met heel veel combinaties en afhankelijkheden op die PACS client desktop, waar zich per stuk ook weer allerlei kleine problemen kunnen voordoen. Al met al kost de vertraging bij een leverancier ook bij ons veel tijd, wat in feite een volledige uitrol blokkeert.”
Risico’s
De complexiteit van het hele project wordt nog eens vergroot doordat een deel van de populatie al op Windows 10 draait, maar een ander deel nog altijd op Windows 7 werkt. “Toen wij met de eerste kwaliteitsslag begonnen, draaide ongeveer 30 procent al op Windows 10”, vertelt Hofmans. “Je moet dus de backend en de frontend upgraden voor beide besturingssystemen. Daarbinnen heb je te maken met meerdere varianten, om nog maar te zwijgen van de connecties met andere systemen. Ondersteunt deze versie die andere versie wel goed? Dit zijn eigenlijk projecten op zich. De afstemming binnen je hele ziekenhuis is dermate groot dat je er op een gegeven moment niet aan ontkomt risico’s te nemen. Wanneer het testen echt niets meer oplevert, moet je simpelweg besluiten: we gaan nu over en wat we tegenkomen, lossen we zo snel mogelijk op. Natuurlijk hebben we een scenario klaarliggen voor het geval de boel echt vastloopt.”
Vosmeijer voegt hieraan toe dat er ook een voordeel was. “Je kunt heel gemakkelijk schakelen op gebruikersniveau. Na de overgang van een gebruiker naar 10 konden wij vrij eenvoudig weer terug naar 7, als dat nodig was. Dit geldt alleen voor de frontend, want als je eenmaal een volledige backend upgrade hebt gedaan, kun je niet meer schakelen. Dan is er geen weg terug meer.”
PACS 1 en 2
De 500 gebruikers die in mei overgingen naar Windows 10, waren dus allemaal gebruikers die niet met de PACS-systemen hoefden te werken. De kwaliteitsslag nam, mede door de vakantieperiode, ongeveer twee maanden in beslag. “In juli konden we weer 1000 gebruikers omzetten”, vertelt Hofmans. “In diezelfde maand was al meer dan 90 procent van alle applicaties functioneel getest.” In augustus gingen PACS 1 en PACS 2 over naar Windows 10-gereedheid. Hofmans vertelt dat er in die maand voor het eerst meer gebruikers op Windows 10 werkten dan op 7. “Dan komt er een omslagpunt en ga je echt heel hard. Dan ga je grote afdelingen, 300 personen per dag, en cruciale systemen uitrollen. Dankzij een uitstekend backup-plan konden we bij echte problemen ieder moment terug naar 7. Maar als een poli om 8 uur open gaat, moet die gewoon probleemloos kunnen blijven werken. Die mensen hebben dan echt geen tijd om hun werkplek nog eens te gaan configureren.”
Twee uitdagingen
Volgens Vosmeijer zijn er twee voorname uitdagingen. “Als eerste zijn dat de instellingen en plugins. Hier zitten bijna onvermijdelijk hick-ups in voor gebruikers. Zaken moeten handmatig worden ingesteld, zoals hun handtekening in Outlook, die ineens is verdwenen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat niet alleen de virtuele desktop praat met de backend, maar dat geldt ook de desktop waar een en ander fysiek op draait. Beide varianten moeten aan de achterkant op de juiste manier kunnen praten met de lokale grafische situaties. En wanneer een virtuele desktop van werkplek verwisselt, moet het wel goed kunnen communiceren met andere apparaten, zoals de scanners. Binnen die hele constellatie van drivers, printers, scanners, virtueel en niet-virtueel, kom je veel dingen tegen die aandacht vereisen.”
Co-sourcing
De samenwerking met Cam IT Solutions verliep via een soort van co-sourcing model. “Dat doen we aan de beheerkant en hebben we nu ook bij dit project gedaan”, aldus Vosmeijer. “Het is niet ongebruikelijk om de dingen qua tijd, prijs en inspanning tot in detail vooraf vast te leggen. Maar wanneer je elkaar helemaal vastzet met SLA’s en KPI’s, maak je de samenwerking inflexibel. Het levert spanning op en veel aandacht en energie gaat op het beheersen van deze afspraken. Met CAM hebben we weliswaar een gezamenlijke doelstelling, maar toch loop je allebei een ander soort risico. Zolang je daar als projectmanagement goed bovenop zit, kun je daar goed op sturen. Natuurlijk zijn er discussies, maar die hebben een andere toon en aard dan wanneer het uitsluitend gaat om voor de eigen club zoveel mogelijk het onderste uit de kan te halen, ook wanneer dat ten koste gaat van de ander. Juist omdat het zo omvangrijk en complex is, werkt dat ‘wij’-tegen-‘zij’-gevoel alleen maar als ballast.”
Rolling forecast
Begin 2019 zijn een kleine dertig gebruikers nog niet over op Windows 10. Bij volledige afronding zijn in totaal 3500 accounts overgezet van Windows 7 naar Windows 10. Terugkijkend is Hofmans nog steeds enthousiast over de gang van zaken. “Nog altijd vind ik het prachtig om te zien hoe die applicaties tot stand komen door de medewerkers. Zij moeten het uiteindelijk echt doen.” Voor Vosmeijer was de vertraging omtrent de PACS-systemen een tegenslag. “Maar doordat wij zelf met die co-sourcing constructie enige flexibiliteit hebben ingebouwd, stond het niet voortdurend op maximale druk. Als je geen ‘rolling forecast’ hanteert, kan zo’n vertraging erg naar uitpakken.”
Beurs Zorg & ICT, Hal 11, Stand B036
