Van boer tot bord’ of ‘van koetje tot toetje’ zijn veel gebezigde termen in de foodretail om aan te geven dat de hele keten inzichtelijk is. Van een biefstuk op je bord is namelijk precies te traceren op welke boerderij het kalfje is geboren, wie de leverancier was van de kalver opfokmelk, welke medicatie het dier tijdens zijn leven heeft gekregen tot en met de productielijn in het slachthuis waar het dier is verwerkt. Vergelijk dat eens met de vaak hachelijke operatie die de recall van een medisch implantaat is. Koppeling van het EPD aan ERP zorgt voor veel betere traceability én geeft ziekenhuizen de mogelijkheid hun voorraden te verlagen.
Lekkende borstimplantaten, bekkenbodemmatjes die gaan verkleven, heupimplantaten die metaaldeeltjes afgeven die gaan zwerven door het lichaam, sterilisatieveertjes die ernstige klachten kunnen veroorzaken. Er gaat nogal eens wat mis met medische implantaten en er vinden regelmatig product recalls plaats. Die verlopen vaak verre van efficiënt, omdat ziekenhuizen niet goed inzichtelijk hebben welke patiënten welke implantaten hebben gekregen. Zo is vorig jaar naar aanleiding van het PIP-schandaal een landelijk borstimplantatenregister in gebruik genomen dat plastisch chirurgen kunnen raadplegen in geval van een recall of klacht. Op zich een prima initiatief, maar de zorgsector staat al bekend om zijn zware registratielast. Moet daar nu weer een registratiemethode bij komen?
Kwaliteitsborging
Nee, zegt Frank Raijmaekers van TracQtion/MedScan. Als een ziekenhuis zijn EPD koppelt aan het ERP-systeem, zijn ook zij in staat om de hele keten van medische ge- en verbruiksartikelen inzichtelijk te maken, van de gebruikte scoop tot het hechtmateriaal, en van implantaat tot infuuspomp. Raijmaekers kan het weten, want hij werkte ooit als supply chain manager bij het Erasmus MC en heeft in dit UMC er mede voor gezorgd dat door koppeling van systemen het volledige logistieke traject dat medische materialen doorlopen inzichtelijk wordt. “De logistieke stromen in een ziekenhuis zijn heel complex. Denk alleen maar eens aan het plannen van een operatie: is het benodigde instrumentarium aanwezig en ligt dit gesteriliseerd klaar? Zijn de juiste hechtmaterialen, implantaten en eventuele andere materialen aanwezig? Zijn de OK-ruimte en het personeel goed ingepland? Zijn de resources die nodig zijn in het traject voor en na de operatie beschikbaar? Is er bijvoorbeeld na de operatie een IC-bed nodig en staat dit klaar? Dwars door dit hele traject heen lopen dan nog alle ongeplande ingrepen en eventuele complicaties waardoor een operatie kan uitlopen. Het is echt heel foutgevoelig.”
De foutkans is zo hoog doordat de meeste ziekenhuizen deze planningen nog altijd met de hand maken. Door systemen te koppelen kun je het handwerk verminderen, de planning optimaliseren en de foutkans verlagen. Dit brengt ontzettend veel voordelen met zich mee. Het belangrijkste voordeel is een veel betere kwaliteitsborging: er hoeven geen operaties te worden uitgesteld omdat een instrument of implantaat niet aanwezig is; je weet precies welke patiënt welk implantaat krijgt; en doordat planningen beter worden gehaald, ontstaat er meer rust op de werkvloer. Daarnaast is het prettig dat een ziekenhuis ook nog eens tijd en geld kan besparen, wat vervolgens kan worden ingezet om de zorg nog verder te verbeteren.
Logistieke keten inzichtelijk
Raijmaekers werkt in de projecten die hij realiseert in ziekenhuizen nauw samen met het team van Pieter van der Poel van 66Controls. “Waar Frank en zijn collega’s logistieke processen vanuit de zorg benaderen, benaderen wij ze vanuit de it-architectuurkant: hoe kun je door koppeling van het EPD aan ERP ervoor zorgen dat je de hele logistieke keten inzichtelijk maakt? Met logistieke keten bedoel ik: de hoogte van de voorraden, de kosten die met de voorraden gemoeid zijn, de omloopsnelheid ervan, de houdbaarheid van producten, het bestelproces. De meeste medisch specialismen hebben niet inzichtelijk welke kosten gemoeid zijn met de inkoop en logistiek van materialen en hulpmiddelen. Nu de prestatiebekostiging is ingevoerd, is het natuurlijk wel handig als je weet welke kosten je maakt op welke gebieden. Dat is voor veel ziekenhuizen en medisch specialisten een driver om supply chain trajecten op te starten, meestal te beginnen op de OK en bij orthopedie en cardiologie. Daar is namelijk de grootste winst te behalen.”
In de praktijk betekent een koppeling tussen ERP en EPD dat het simpelweg scannen van een barcode genoeg is om in het EPD vast te leggen welk implantaat, hechtmateriaal of hulpmiddel is gebruikt bij welke ingreep, en om het ERP-systeem te vertellen dat de voorraad met 1 is verlaagd. Dit levert tijdwinst op in het registratie- en bestelproces, geeft een beter inzicht in het verbruik van materialen en het verlaagt de foutkans. Het ERP-systeem geeft namelijk zelf een seintje wanneer het ziekenhuis onder het niveau van de veiligheidsvoorraad zakt, zodat tijdig een nieuwe bestelling kan worden geplaatst.
Rust op de werkvloer
Van der Poel: “Het verlagen van het aantal spoedleveringen is bijvoorbeeld voor veel ziekenhuizen al een reden om hiermee aan de slag te gaan. Het spreekt voor zich dat een spoedlevering duurder is dan een gewone levering en dat het processen ontregelt. Hoe minder ontregeling, hoe meer rust er is op de werkvloer en hoe meer focus het team kan hebben op de patiënt in plaats van op een ontbrekende scoop, scalpel of implantaat.”
Een andere driver is al genoemd: een veel sneller en foutlozer recall traject in het geval er iets met een implantaat aan de hand is. Raijmaekers: “In het verleden plakten ziekenhuizen stickers in het papieren dossier van de patiënt om te traceren welk implantaat was gebruikt, maar dat gaat natuurlijk niet in een elektronisch dossier. Het probleem met de PIP-implantaten liet duidelijk zien dat de meeste ziekenhuizen niet voor een alternatief hebben gezorgd. Heel kwalijk natuurlijk, want het gaat wel om de patiëntveiligheid.”
Brede aanpak of bottom-up?
Omdat er op zoveel terreinen winst valt te behalen, levert een brede aanpak de grootste winst op. Maar beide heren zien dat de besluitvorming in zo’n geval veel tijd nodig heeft. “Dat komt doordat je zowel aan de zorgkant als aan de ondersteunende kant mensen erbij moet betrekken”, zegt Raijmaekers. “Als je het dan ook nog eens ziekenhuis-breed over alle medisch specialismen wilt uitrollen, dan kost het natuurlijk veel tijd om iedereen op één lijn te krijgen.”
In de praktijk doen ze daarom veel kleinere projecten, die later uitmonden in een brede aanpak. “Want je kunt natuurlijk ook beginnen bij het vereenvoudigen van het bestelproces van bijvoorbeeld OK-materialen. Of je begint aan de zorgkant door inzichtelijk te maken welke patiënt welk implantaat heeft gekregen. Als je groot blijft denken, komen die kleine deelprojecten later vanzelf bij elkaar. Want als een ziekenhuis ziet welke voordelen het oplevert, willen ze vrijwel altijd ook de vervolgstap zetten.”
Tien businessdrivers om EPD en ERP te koppelen
- Het verhogen van de patiëntveiligheid: met één druk op de knop is inzichtelijk welke materialen zijn gebruikt bij een patiënt.
- Voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van patiëntveiligheid. De wetgeving wordt steeds strenger en de boetes op het niet naleven ervan hoger.
- Inzicht en beheersing van de materiaalvoorziening, zowel fysiek als financieel. Per cliënt is een ‘kassabon’ beschikbaar van de materialen en medische hulpmiddelen die bij hem of haar zijn gebruikt. Dit maakt ook een betere doorbelasting aan medische specialismen mogelijk.
- Het verlagen van de voorraden: door inzicht in de voorraden en een automatisch signaal als een voorraad onder het veiligheidsniveau zakt, kan de standaard voorraadhoogte omlaag. Op afdelingen als cardiologie en de OK zijn besparingen van 25 procent gebruikelijk.
- Het verlagen van het aantal spoedleveringen: door meer inzicht in voorraadhoogtes zijn spoedleveringen nauwelijks meer nodig. Immers, de afdeling had al een signaal gekregen dat bepaalde instrumenten, hulpmiddelen of implantaten moesten worden bijbesteld. In de praktijk daalt het aantal spoedleveringen gemiddeld met 90 procent.
- Het verlagen van de ‘waste’ doordat er geen producten meer over datum raken. Deze verlaging loopt op tot 90 procent per jaar. Vanwege de lagere ‘waste’ is het inkoopvolume ook lager, in sommige ziekenhuizen zelfs wel tot 10 procent.
- Het verbeteren van de OK-planning: het plannen van middelen, mensen en materialen kost minder tijd en is veel minder foutgevoelig, waardoor planningen beter worden gehaald.
- De koppeling van beide systemen levert een mooi uitgangspunt voor interne en externe registraties en vergemakkelijkt koppelingen aan externe systemen, zoals bijvoorbeeld het implantatenregister of de NZa verrichtingencodes.
- Minder administratieve handelingen doordat de leveranciersbarcode kan worden gebruikt in het registratie- en bestelproces. Er vinden hierdoor ook geen losse bestellingen meer plaats. Een middelgroot ziekenhuis kan hier twee FTE mee besparen.
- Betere dialoog met de zorgverzekeraars door beter inzicht in de kosten.
Het geheim van foodretail
In de foodindustrie wordt al jaren gewerkt met een uniformele barcode. Hierdoor konden in de jaren ’80 fabrikant en retailer via EDI eenvoudig data uitwisselen. De introductie van de General Food Law, die volledige traceability eist van alle grondstoffen in een levensmiddel, zorgde er vervolgens voor dat alle leveranciers van ERP-systemen voor de foodmarkt hun software gingen aanpassen zodat de hele keten, van boer tot bord, inzichtelijk werd. De wet eist namelijk dat bij de constatering van een mogelijk schadelijke stof in een voedingsmiddel binnen vier uur alle voorraden in de keten zijn geïdentificeerd en dat precies inzichtelijk is hoeveel van die levensmiddelen via welke retailers zijn verkocht. De boetes op het niet naleven van deze Europese wet zijn zo hoog dat deze vrijwel altijd leiden tot het faillissement van de leverancier.
De zorg kent deze hoge boetes nog niet, evenmin als de zorg een uniformele barcode kent. De uitwisseling van informatie tussen leverancier en ziekenhuis geschiedt vooral via e-mail en telefoon en de informatie wordt handmatig in de systemen vastgelegd. Daar komt bij dat ERP weliswaar belangrijke software is voor ziekenhuizen, maar het primaire systeem is het EPD. De foodmarkt kent natuurlijk ook klantsystemen, namelijk CRM, maar deze software is volgend aan ERP en niet leidend. De grote EPD-leveranciers zoals Chipsoft en Epic hebben een andere focus en niet de intentie deze problematiek integraal op te pakken. Ziekenhuizen zullen de integratie van de standaardpakketten zelf moeten mede-ontwikkelen.
