De administratie van onkosten gebeurt in 38 procent van de MKB-organisaties nog altijd handmatig en op papier. Hoewel de besparingen van een geautomatiseerd declaratieproces kunnen oplopen tot 75 procent, is de overstap voor veel bedrijven nog te groot. Dit blijkt uit onderzoek van Concur.
Uit het onderzoek komen opvallend veel frustraties naar voren. Bedrijven beschouwen de administratie als een noodzakelijk kwaad en willen wel een efficiency-slag maken hierin, maar de waan van alle dag zorgt ervoor dat veel organisaties vasthouden aan traditionele processen.
Naast een snelle verwerking, missen bedrijven ook het actuele overzicht van gemaakte kosten. Veel onkosten worden bijvoorbeeld tijdens zakenreizen gemaakt, waarbij het indienen van de declaratie achteraf gebeurt. Deze vertraging zorgt naast veel handmatig werk, ook voor een onvolledig inzicht in beschikbare budgetten.
Besparing geautomatiseerde administratie
De analisten van Aberdeen Group berekende een tijdswinst van 35 procent voor het totale onkostenbeheer als declaraties niet handmatig, maar geautomatiseerd worden ingevoerd. De kosten met betrekking tot afhandeling van declaraties kunnen dalen met 75 procent. Onderzoeksbureau Ardent Partners kwam uit op een besparing van 40-70 procent. Bovendien concludeerden zij dat het lange-termijnsucces van snelgroeiende MKB’s vooral te danken is aan enerzijds het management van de cash flow, anderzijds de ondersteunende infrastructuur.
Toch geeft 70 procent van de MKB-organisaties aan geen gebruik te maken van software voor declaratiemanagement. Ze gebruiken een combinatie van handmatige invoer (38 procent), zakelijke credit cards (26 procent) en Excel-sheets (23 procent).
Kristof Huet, directeur Benelux/Nordics van Concur: “We zien gelukkig steeds meer bedrijven die administratieve processen willen digitaliseren. Veel stappen dan over op een spreadsheet-programma. Dat werkt in zoverre dat het goed te bewaren en te delen is, maar om er conclusies uit te trekken ben je weken bezig. Er is geen realtime inzicht, en er komt nog steeds veel handmatig werk bij kijken. Bedrijven die het hele proces echt automatiseren van begin tot eind, en dus aankopen doen vanuit het systeem, of bonnetjes direct digitaal invoeren en realtime analyses kunnen uitvoeren, plukken echt de vruchten van de digitalisering en automatisering.”
