Timewax, leverancier van online planning software, heeft onlangs een 2-weg koppeling met de Outlook agenda in Office 365 gelanceerd. Deze koppeling is specifiek ontworpen voor projectmatig werkende dienstverleners, zoals ICT, reclame- en ingenieursbureau’s. Voor de zelfstandige professionals, werkzaam bij deze organisaties, biedt de koppeling zelfplanning en maximaal inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers.
Met de Timewax-plugin voor Office 365 kunnen medewerkers hun afspraken in Outlook koppelen aan projecten in Timewax. Daarnaast kunnen afspraken die niet gekoppeld zijn aan projecten ook ingelezen worden in Timewax, zodat deze zichtbaar zijn op het planbord. Hierdoor krijgen planners en managers inzicht in alle activiteiten van de medewerkers. Op deze manier kunnen bedrijven zowel het centraal als decentraal plannen optimaal faciliteren.
Corona verandert werkgedrag
Mark de Jong, CEO van Timewax: “Door de Coronacrisis worden nieuwe werkvormen massaal omarmd. We spreken online met onze collega’s en klanten af, om onze diensten te leveren. Deze manier van werken wordt onderdeel van ‘het nieuwe normaal’, omdat we nu met ons allen ondervinden dat op deze manier werken veel productiever is. Het vraagt wel om meer zelfstandigheid en transparantie van medewerkers. Iets dat de 2-weg koppeling met Outlook faciliteert.”
Van achteraf verantwoorden naar zelfstandig plannen
“Met de 2-weg koppeling kan voor medewerkers een verschuiving plaatsvinden van achteraf uren verantwoorden naar vooraf zelf plannen.”, zegt Mark de Jong, CEO van Timewax. “Aan het einde van de week kopieer je met een klik je planning naar je urenstaat in Timewax. Eventueel een kleine aanpassing en je bent binnen dertig seconden klaar met tijdschrijven. Daar worden medewerkers blij van.”
Optimaal inzicht in beschikbaarheid
Met de 2-weg koppeling in Timewax krijgen planners en managers honderd procent inzicht in alle relevante afspraken van medewerkers. Dit voorkomt het maken van conflicterende planningen. In de koppeling wordt er bovendien onderscheid gemaakt in afspraken die gekoppeld zijn aan projecten en overige afspraken (zoals reminders). Deze worden buiten de statistieken voor de bezetting gehouden, zodat bedrijven een zuiver inzicht krijgen in de productiviteit.
