Waterschap Peel en Maasvallei is dé waterautoriteit in Noord- en Midden Limburg die zorgt voor veilige dijken, droge voeten en voldoende en schoon water. Bij deze ambitie hoort een moderne, professionele bedrijfsvoering. Om zaakgericht werken mogelijk te maken en de informatievoorziening te verbeteren, gaat het waterschap SureCase inzetten. Met deze op standaard SharePoint gebaseerde DMS oplossing van Motion10 kunnen medewerkers plaats- en tijdsonafhankelijk zaakdossiers en andere documenten opslaan, bewerken en terugvinden en rapporteren over de gegevens.
SharePoint voor zaakgericht werken Erik Voeten, Sr. Medewerker DIV bij Waterschap Peel en Maasvallei: “Motion10 voerde bij andere waterschappen vergelijkbare projecten uit waar men zeer tevreden over was. Die cases tonen aan dat SharePoint zaakgericht werken perfect kan ondersteunen. Het SharePoint 2013-platform gaat onze medewerkers helpen om alle informatie gemakkelijk vast te leggen, te ontsluiten en te delen. Dat komt niet alleen de kwaliteit van onze dienstverlening ten goede, maar het zal ook de efficiency bevorderen. Als we informatie sneller kunnen terugvinden verwachten we 10 tot 30 procent te besparen op de tijd die nodig is om de benodigde informatie te vinden bij het uitvoeren van onze primaire taken. Onze ambitie is om in 2015 alle projecten en processen met SharePoint te ondersteunen. Dan willen we volledig papierloos werken.”
Overal en altijd de juiste informatie Motion10 ondersteunt Waterschap Peel en Maasvallei om SharePoint succesvol te implementeren. Hierbij wordt SureCase ingezet: de standaardoplossing van Motion10, waarmee mensen eenvoudig documenten en zaakdossiers kunnen opslaan, bewerken en terugvinden in SharePoint. Erik Voeten heeft er hoge verwachtingen van. “Onze medewerkers kunnen zo gemakkelijk en op een intuïtieve manier samenwerken. Zij hebben altijd de juiste informatie beschikbaar, overal en altijd. SureCase gaat ervoor zorgen dat alle informatie over bijvoorbeeld een beekproject bij elkaar staat in één zaakdossier. Het dossier is dus altijd compleet en up-to-date.”
SharePoint wordt gekoppeld aan de backofficesystemen van het waterschap, waardoor integrale informatie wordt aangeboden. Waterschap Peel en Maasvallei koos voor SharePoint 2013 omdat het flexibel en configureerbaar is. SureCase, ontwikkeld door Motion10, is de enige oplossing gebaseerd op standaard SharePoint voor documentmanagement en het zaakgericht werken.
Strategie Advies en Governance “Wij startten met een SharePoint Strategie Advies. Motion10 organiseerde workshops om samen met ons de visie, doelstellingen en businesscase duidelijk te formuleren. Dat waren hele waardevolle sessies; ik raad iedereen aan om daarmee te starten. Het helpt je om duidelijk te krijgen welke richting je op wilt met het SharePoint-platform, ook op de lange termijn.”
Daarna is het governancetraject afgerond, waarin een kernteam van zes mensen bepaalde hoe het project wordt ingericht en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Vervolgens heeft Motion10 een Architecture Design Sessie begeleid waarin onder meer de ICT-infrastructuur is ontworpen. Verder gaat Motion10 een intranet voor ons bouwen dat ook een sociale component gaat krijgen. We wilden hier niet de standaard SharePoint vormgeving, maar een gebruikersvriendelijke omgeving die goed aansluit bij het huidige intranet wat bij de medewerkers bekend is.”
