Wie als ondernemer een nieuwe printer wil aanschaffen, staat voor een lastige klus. Het aantal opties is eindeloos. Hoe maak je nu de beste keuze voor jouw bedrijf? Een keuze die leidt tot lagere kosten, eenvoudiger beheer, hogere productiviteit en grotere efficiency? Erwin Bader, Country Manager Nederland van OKI Systems, geeft enkele tips die de keuze vergemakkelijken.
“Breng eerst in kaart wat je in huis hebt. Hoe oud zijn je bestaande printers? Functioneren ze nog naar behoren? Waarin schieten ze tekort? Wat zijn je behoeften? De nieuwste printers hebben niet alleen een hogere afdruksnelheid, maar ook een betere afdrukkwaliteit. Daarbij zijn ze aanzienlijk zuiniger: ze verbruiken tot dertig procent minder stroom en twintig procent minder toner dan oudere modellen. Ook hun ‘voetafdruk’ is meestal kleiner. Dat scheelt kostbare ruimte. Een ander pluspunt is dat je met de meeste moderne kleurenprinters veel drukwerk zelf kunt produceren. Verder bieden ze vaak uitgebreide mogelijkheden voor print- en documentbeheer. Neem dat mee in je overwegingen.”
Verborgen kosten
“Maak vervolgens een keuze uit de beschikbare opties. Besef dat aan alles een prijskaartje hangt. Welke afdrukkwaliteit en -snelheid zoek je? Wil je het beste van het beste of is ‘goed’ goed genoeg? Is het nodig dat je in kleur kunt drukken of komt dat zelden voor? Denk je aan A3 of aan A4? Een A4-printer/MFP volstaat doorgaans. Verreweg de meeste bedrijven drukken nooit op A3-formaat. Bovendien staat zo’n bakbeest maar in de weg. Een MFP is misschien wat duurder in aanschaf, maar je hebt dan wel een printer, copier en scanner ineen: ideaal voor documentbeheer. Houd ook de exploitatiekosten in de gaten. De kosten van cartridges, drums, toners en stroom worden nogal eens over het hoofd gezien, terwijl zulke ‘verborgen’ kosten flink in de papieren kunnen lopen. Let in dat verband ook op de aanwezigheid van energiebesparende functies en op de garantie die je op de aan te schaffen printer(s) krijgt. Kijk ook of je baat hebt bij software waarmee je het verbruik en de identiteit van individuele gebruikers, afdelingen en klanten kunt vaststellen. Je kunt kosten dan nauwkeuriger toewijzen en bepalen wie wat wanneer mag afdrukken. Ga tot slot na of het zinvol is een printer te kiezen die afdrukopdrachten van mobiele apparatuur aankan. De behoefte daaraan zal waarschijnlijk snel groeien.”
Volledig geïntegreerd
“Extra aandacht vergen de uitgaven voor print- en documentbeheer. Onze intelligente Smart Managed Document Solutions zorgen er bijvoorbeeld voor dat de print- en documentwerkstromen volledig geïntegreerd worden in de overige werkstromen binnen je bedrijf. Hierdoor profiteer je van lagere kosten, eenvoudiger beheer, hogere productiviteit en grotere efficiency. Aangezien je voor deze dienst naar verbruik of per pagina betaalt, hou je grip op de productiekosten van documenten. Zo voorkom je verspilling en help je het milieu. Door de leaseconstructie beschik je altijd over de nieuwste printtechnologie, zonder dat het budget van je bedrijf te zwaar belast wordt. Omdat de oplossing extern beheerd wordt, heb je één aanspreekpunt voor al je device- en documentbeheerservices. De geconsolideerde facturering vereenvoudigt de administratie en geeft je inzicht in de precieze afdrukkosten. Je werknemers zijn productiever en tevredener, doordat de uptime hoger is en supplies automatisch besteld worden. Dankzij de integratie met het bedrijfsnetwerk kun je de aangesloten printers/MFP’s net zo effectief beveiligen als andere onderdelen van de infrastructuur. En, last but not least, je ziet in één oogopslag of het loont om veeleisende printopdrachten in eigen huis uit te voeren. Allemaal voordelen die tellen.”
