NS werkt al jarenlang met twee veiligheidsmanagement- en incidentenregistratiesystemen van Quality Online, de voorloper van Icologiq. De organisatie grijpt de technologie-upgrade naar het EQMS-platform aan om daarna ook enkele functionele wensen in het nieuwe platform te verwerken. “Het platform leent zich uitstekend om incrementele verbeteringen door te voeren en past daarom goed bij de manier waarop wij IT vandaag de dag organiseren.” Een gesprek met Huub van der Wouden, software development manager bij NS.
ICT is bij NS jarenlang binnen de verschillende bedrijfsonderdelen georganiseerd geweest. Dit leidde tot een lappendeken aan applicaties. CIO Hessel Dikkers heeft het initiatief genomen om ICT te centraliseren en meer samenhang te brengen in de lappendeken.
Het merendeel van de systemen stamt uit de jaren ’90. Twee systemen zijn geleverd door Quality Online. Het ene was in gebruik bij Nedtrain, het andere bij Concernveiligheid. De wens is om beide te integreren in één veiligheidsmanagementsysteem. Omdat een migratie naar een volledig nieuw systeem een groot en risicovol project is, heeft NS besloten het op te delen in stappen. De eerste is een as-is-migratie van de beide systemen naar het EQMS-platform van Icologiq. Daarna zullen op incrementele wijze verbeteringen worden aangebracht, waarbij de systemen technisch en functioneel naar elkaar toegroeien.
Er is frequente interactie tussen het ontwikkelteam bij Icologiq, de projectorganisatie van Van der Wouden en NS Reizigers en NedTrain. Ondanks dat NS nu een centrale it-afdeling heeft, is daardoor de alignment met de business groot. “Je ziet dat de business zich nu goed een voorstelling kan maken van wat ze straks kunnen met het nieuwe platform. Dat leidt ertoe dat ze zich ook afvragen: welke aanvullende wensen hebben we? Doordat ze nu al heel snel een gevoel krijgen bij het nieuwe platform, denken zij mee over nieuwe functionaliteit, die we straks stap voor stap kunnen gaan toevoegen. Door deze aanpak kunnen we het systeem veel beter laten aansluiten bij de wensen van de gebruikers dan wanneer we gekozen zouden hebben voor een big bang migratie.”
Onderdeel van procesketen
De kern van de twee nieuwe veiligheidsmanagementsystemen is het melden van veiligheidsincidenten, het toezien op adequate opvolging en het goed beleggen van verantwoordelijkheden. Ze worden voor alle veiligheidsregistraties gebruikt, van bedrijfsongevallen tot technische gebreken. De registratie en opvolging van incidenten wordt ondersteund met rapportages en analyse. Van der Wouden: “NS wil graag dat de veiligheidscultuur in de organisatie wordt versterkt. Daar moet dit platform bij helpen door goede monitoring van allerlei KPI’s zoals bijvoorbeeld het aantal meldingen, doorlooptijden, aantal openstaande issues, hick-ups in de incidentopvolging et cetera. Het EQMS-platform stelt ons in staat om beter dan voorheen de effectiviteit van processen te beoordelen en deze direct aan te passen als blijkt dat iets niet goed genoeg werkt.”
Partner in plaats van leverancier
Van it-leveranciers eist NS dat zij meegaan in de nieuwe Agile denk- en werkwijze. “We zoeken partners die met ons meedenken, die zich in onze uitdagingen willen verdiepen. In het verleden schreven wij voor aan welke eisen een systeem moest voldoen, nu willen we juist dat leveranciers meedenken, kritische vragen stellen, en misschien zelfs uitgangspunten ter discussie stellen omdat zij daar een andere visie op hebben. Want in zo’n samenwerkingsverband kom je samen tot betere ideeën. Dat laat ons partnership met Icologiq wel zien.”
