Het verhaal van een bliksemsnelle succesmigratie
Binnen zes maanden migreerden onlangs alle 25 dealerbedrijven van Volvo van het financiële pakket FIS2000 naar Oculus Finance van Pantheon Automatisering. Een megaoperatie die succesvol verliep. Wat waren de kritische succesfactoren? In gesprek met Tjeu Bollen, directeur BeesdA2 BV en verantwoordelijk voor de ICT bij Volvo Dealers in Nederland.
In de loop van 2016 ontvingen de gebruikers van het financiële pakket FIS2000 een brief waarin werd aangekondigd dat de tarieven voor het gebruik van FIS fors zouden gaan stijgen, tot wel zo’n dertig procent. Voor Tjeu Bollen, als directeur van BeesdA2 verantwoordelijk voor de ICT van alle 25 dealers, was dit onaanvaardbaar. FIS was weliswaar altijd een robuust en betrouwbaar systeem geweest, maar de verdere doorontwikkeling en support stonden op het spel, en deze kostenverhoging deed de deur dicht. Maar ja, wat nu?
Rond die tijd kwam Bollen in contact met Pantheon Automatisering, in de persoon van commercieel directeur Hans Siekerman. Die beweerde dat Pantheon met hun pakket Oculus Finance de ideale opvolger voor FIS in huis had: betrouwbaar, robuust en veel meer van deze tijd. “Laat dat dan maar eens zien”, daagde Bollen Siekerman uit. “Leg de businesscase maar op tafel…”
Professioneel en overtuigend
Dat liet Pantheon zich geen twee keer zeggen. Met een dedicated team deden ze een grondig bliksemonderzoek onder dertien Volvo-dealers. Daaruit kwam een zogenaamde FIT/GAP-analyse, die duidelijk maakte op welke punten Oculus Finance al goed aansloot op FIS, en waar nog aanpassing nodig was. De FIT/GAP-analyse werd gepresenteerd aan de directies van alle dealerbedrijven. “Het verhaal van Pantheon was professioneel en overtuigend”, zegt Bollen. Dat vond niet alleen Bollen, dat vonden alle Volvo-dealers.
Wat volgde was een zeer intensief trainings- en migratietraject, waarin 25 dealers – actief op 100 locaties, met zo’n 1500 gebruikers en tussen 50 en 100 kerngebruikers op de administratie – binnen een periode van zes maanden overgingen van FIS2000 naar Oculus Finance van Pantheon Automatisering.
Moderne Integratie tooling en webservices
Het was niets minder dan een megaoperatie, die over het algemeen succesvol verliep. Er moest een integratie plaatsvinden tussen het dealer management systeem (IDAS) en Oculus Finance, gebruikmakend van moderne integratie tooling en webservices. Samenwerken is mensenwerk, en de samenwerking tussen Volvo en Pantheon verliep goed. Tjeu Bollen: “Een partnership, waarin de partners elkaar zo nodig de waarheid kunnen zeggen.”
De korte periode voor training en migratie heeft de medewerkers en de organisatie uiteraard wel even onder druk gezet. Maar nu het proces achter de rug is, worden de voordelen van het nieuwe pakket Oculus Finance in volle omvang duidelijk, in termen van grafische user interface (UI), toegankelijkheid, continuïteit en flexibiliteit. Een bijzonder aspect van Oculus Finance is de integratie met de module ISP voor factuurverwerking. “Het scannen, herkennen, accorderen en inboeken van facturen is daarmee een fluitje van een cent geworden”, aldus Tjeu Bollen.
Zijn er ook zaken minder goed gegaan? Achteraf gezien zou Bollen meer tijd vooraf voor analyse hebben willen nemen. Nu kwam een aantal issues pas tijdens de migratie naar boven. “Maar Pantheon heeft vervolgens die issues allemaal voor eigen rekening opgelost”, vertelt Bollen. “Doordat zij bereid zijn om te investeren in onze relatie, blijven wij gecommitteerd!”
