Meer dan de helft van de bedrijven heeft laast van zaken als ontoegankelijke of verouderde informatie op de website van de samenwerkingspartner. Dat blijkt uit een serie marktonderzoeken.
Tegen welke problemen lopen projectteams aan tijdens gezamenlijke opdrachten? Om deze vraag te beantwoorden ondervroeg de onderzoek SER Group 1.826 CIO’s, procesmanagers en IT managers uit Duitstalige landen. Dit was onderdeel van de reeks ECM Insights 2018 marktonderzoeken.
De grootste uitdaging voor samenwerking is volgens 32 procent dat de projectteamleden niet met dezelfde basisinformatie werken. Een vierde van alle bedrijven (25 procent) klaagt dat documenten niet up-to-date zijn. Twintig procent kan de documenten zelfs niet terugvinden als ze dringend nodig zijn.
Deze situatie is nadelig voor digitale samenwerking in teamverband. In het ergste geval wordt zelfs het project stopgezet.
Ongeschikte hulpmiddelen
De problemen doen zich altijd voor als bedrijven hulpmiddelen gebruiken die beperkt of zelfs volledig ongeschikt zijn voor digitale samenwerking. Meer dan de helft van de respondenten (51%) zegt bijvoorbeeld dat e-mail hun belangrijkste hulpmiddel is voor het delen van informatie met de onderlinge teams.
Ongeveer een op de drie respondenten vertrouwt op FTP/file servers. Dat leidt vaker wel dan niet tot documentversie chaos. Niemand heeft nog een overzicht van de huidige projectinformatie. Bovendien wordt informatie die is opgeslagen in complexe mappenstructuren en mailboxen vaak vergeten of deze informatie raakt zoek.
Zowel opvallend als alarmerend is het feit dat 17% van de respondenten cloud-oplossingen uit de privésfeer gebruikt voor het delen van informatie met externe partners en gebruikers. Ze doen dat vaak zonder hun eigen IT-afdeling daarover te informeren. Het resultaat: bedrijven hebben niet langer controle over belangrijke informatie die in verkeerde handen zou kunnen vallen.
