In 2021 schreef ICT/Zorg al over De Zorgcirkel, specialist in ouderenzorg. Marco Jansen, manager Informatievoorziening, ICT & Innovatie, vertelde toen wat er allemaal gebeurde bij De Zorgcirkel op het vlak van digitalisering. We spreken hem dit jaar weer, want de digitale trein bij De Zorgcirkel dendert maar voort. Ook zijn er bijzondere deals met enkele leveranciers.
Marco Jansen is van mening dat je een strategie moet uitstippelen met de mensen die het betreft. Voor zijn digitaliseringsstrategie wilde hij dan ook verschillende medewerkers met verschillende functies laten meepraten. Maar hoe doe je dat over een onderwerp dat niet iedereen meteen raakt en abstract en technisch is, namelijk ICT? Dat was even zoeken, vertelt hij. “Ik had op een gegeven moment wel vijftig doelstellingen geformuleerd als antwoord op de situatie nu, de situatie waar we naar toe willen en het overbruggen van het verschil tussen die twee momenten in de vorm van een roadmap. Maar er zat te weinig energie in het proces, het bleef allemaal wat ver-van-ons-bed en we verzandden te veel in details.”
Toen besloten ze de klantreis als uitgangspunt te nemen van de fictieve meneer en mevrouw Visser. Meneer Visser was al bekend bij De Zorgcirkel, als de getekende figuur die centraal stond in de communicatiemiddelen van de zorgorganisatie. Als hoofdpersoon van de klantreis ontwikkelt hij een zorgbehoefte, waarbij zijn vrouw en dochter belangrijke bijrollen vervullen. Jansen: “Deze mensen staan voor een gemiddelde klant van ons. Hoe leven zij in 2025? Welke zorgbehoefte ontwikkelen zij en hoe kan De Zorgcirkel hen het beste ondersteunen met zoveel mogelijk digitale middelen en techniek? Daarover zijn we gaan nadenken en zo begon het te leven, daaruit ontstond wél energie.”
ECD en PGO integreren
Al snel werd duidelijk dat het bestaande ECD, in combinatie met de planningssoftware, niet het goede antwoord bood op de uitdagingen. Ze ambieerden een ECD dat niet alleen als cliëntenportaal zou functioneren maar ook als PGO (persoonlijke gezondheidsomgeving). Jansen: “Een van de voordelen is dat je voor die verschillende functionaliteiten maar één keer administratieve handelingen hoeft te verrichten. En door ECD en PGO te integreren is er meer uitwisseling van informatie. Meestal deelt de zorgorganisatie die informatie via het cliëntportaal. Via de PGO kunnen familieleden ons straks vertellen wat we moeten weten over hun vader of moeder.” Op dit moment gebruiken 1700 van de 7000 cliënten het cliëntportaal. In de praktijk zijn het meestal de naasten die er gebruik van maken en niet cliënten zelf.
Uiteindelijk koos De Zorgcirkel voor een ECD van Nedap, vanwege de uitstraling en de gebruiksvriendelijkheid. “Deze leverancier is op de toekomst gericht,” legt Jansen uit, “en loopt voorop in de doorontwikkeling ervan. Leveranciers beweren altijd dat hun software minder administratieve last betekent, maar in dit geval kan dat ook echt gemeten worden. ICT en software wordt altijd gezien als middelen om tijd te besparen. Maar je ziet dat nooit terug in de vorm van opbrengsten. En als je aan leveranciers vraagt of ze de efficiencywinst door minder administratieve lasten kunnen bewijzen met voorbeelden van organisaties waarbij dat is aangetoond, blijkt dat niet bekend.”
Businesscase
Deze leverancier claimt een tijdsbesparing van 2 procent, voor zowel de zorgmedewerkers als de ondersteunende diensten. Eerst ontwikkelde De Zorgcirkel een businesscase. Voor alle groepen medewerkers is uitgerekend wat het percentage concreet betekent. Het project Meer tijd voor de cliënt met ons slimme gezondheidsdossier is een omvangrijke operatie geworden. Jansen: “Meten hoeveel tijdwinst met IT mogelijk is, is lastig, want er spelen altijd andere factoren mee, niet alleen de soft- en hardware. We hebben alle medewerkers gevraagd mee te doen met een nulmeting. Het project leeft, er is veel animo om mee te doen, wel 400 medewerkers hebben zich aangemeld. Aan de hand van vragenlijsten hebben we nu inzicht gekregen in hoeveel tijd waaraan opgaat. Over een jaar gaan we weer meten. Dan weten we of we inderdaad tijdwinst hebben behaald met het nieuwe ECD.”
De leverancier heeft zich aan dit percentage gecommitteerd, vertelt Jansen. “Stel dat we die tijdwinst niet behalen, dan geeft de leverancier een korting op het onderhoudsbudget dat een equivalent is van het percentage vermenigvuldigd met het aantal fte.” Het is dus hoe dan ook een goede deal voor De Zorgcirkel, want halen ze de tijdwinst wel, dan heeft Jansen inzichtelijk gemaakt hoeveel geld bespaard wordt. Op 1 december van dit jaar moeten alle thuiszorgcliënten over zijn naar het nieuwe ECD. In juni 2023 zullen de cliënten van de zorglocaties over zijn.
Zorgrobot
Ook voor zorgrobot Tessa (Tinybots) heeft Jansen met de leverancier een soortgelijke afspraak gemaakt. Er zijn grofweg twee categorieën van baten, legt hij uit. “De eerste is een besparing op arbeid, ofwel: minder tijdverlies door het inzetten van digitalisering, zoals met het ECD. De tweede is het vergroten van de eigen regie van cliënten, dat is voor iedereen goed: de cliënt, zijn naaste en de medewerkers. Voor die eigen regie kan de zorgrobot een belangrijke rol vervullen.” Jansen vertelt over een cliënt met een vroeg stadium van dementie, die onzeker werd over hoe laat de zorgmedewerker zou komen of wanneer de medicatie moest worden ingenomen. Door de zorgrobot heeft deze cliënt een dagstructuur gekregen, neemt op tijd zijn medicatie en heeft een vorm van aanspraak. De cliënt belt nu nog maar een enkele keer en heeft minder zorgmomenten nodig.
Of de zorgrobot daadwerkelijk bijdraagt aan het versterken van de eigen regie, wordt gemeten met een gestandaardiseerd meetmodel, de Goal Attainment Scale (GAS). Met de GAS worden individuele behandeldoelen gemeten, vooraf en na een periode. De afspraak met deze leverancier is dat tenminste 50 cliënten baat moeten hebben bij de zorgrobot. Dan wordt het contract met hen verlengd. Inmiddels hebben ruim 70 cliënten een zorgrobot. De financiering is echter wel een probleem. Niet iedere zorgverzekeraar wil praten over een structurele vorm van financiering. “Ook als we aantonen dat Tessa goed is voor mens en maatschappij, is het financiële risico voor ons. Digitale middelen worden nog niet volledig verdisconteerd in de opbrengsten terwijl we een acuut probleem gaan oplossen met deze businesscase. Ja, dat frustreert soms wel.”
Lees ook:
- Sociale robot maakt opmars in Nederland
- Orthopedische schoenmakerij gebruikt 3D-geprinte leesten uit eigen lab
