Een werknemer op zakenreis moet beschermd worden. Dat valt onder de zorgplicht van de werkgever. Concur®, onderdeel van SAP en wereldmarktleider op het gebied van reis- en declaratiemanagement, biedt daartoe bedrijven in Nederland vanaf nu ondersteuning via de introductie van twee nieuwe oplossingen: Concur Locate met Active Monitoring.
Via deze innovatieve dataservices kunnen bedrijven binnen enkele minuten hun werknemers op de hoogte brengen van cruciale informatie in geval van nood of calamiteiten. Zo kan de veiligheid van de werknemers beter gewaarborgd worden en mogelijke risico’s worden verkleind.
Met de meest uitgebreide en geschikte dataset in de branche biedt Concur Locate met Active Monitoring bedrijven de mogelijkheid om risico’s proactief te monitoren. Bedrijven kunnen met deze tool snel vaststellen waar hun reizigers overal ter wereld zijn en met hen communiceren om hun welzijn in tijden van nood en onzekerheid te waarborgen. Via realtime rapportages is het voor reismanagers mogelijk om binnen enkele minuten gedetailleerde momentopnames met leidinggevenden te delen.
“Bedrijven hebben de verantwoordelijkheid om de veiligheid en beveiliging van reizigers te waarborgen. Van natuurrampen tot terroristische aanvallen. Als er een noodsituatie optreedt, is het absoluut noodzakelijk dat bedrijven hun medewerkers snel kunnen identificeren en lokaliseren en bepalen wie hulp nodig heeft. Dit zijn mensen die afhankelijk zijn van hun werkgevers om hen te helpen als er iets misgaat tijdens een zakenreis. Concur helpt bij het oplossen van deze uitdaging”, aldus Patrick Klaver, Managing Director Concur Benelux.
Eerste geïntegreerde risicomanagementoplossing
Concur Locate met Active Monitoring, mede mogelijk gemaakt door HX Global, biedt bedrijven doorlopende monitoring, communicatie en assistentie, waardoor bedrijven in alle soorten en maten de voordelen van een wereldwijd beveiligingsoperatiecentrum kunnen ervaren, zonder de last van het inzetten van infrastructuur en mankracht.
Hiermee wordt het gat in de zorgplicht van bedrijven gedicht en wordt aan een essentiële behoefte voldaan. Vroeger was een krachtige globale beveiligingsoplossing van deze schaalgrootte alleen beschikbaar tegen hoge kosten en vaak voor grote ondernemingen waar de financiële middelen intern worden beheerd. Concur Locate met Active Monitoring is de eerste geïntegreerde risicomanagementoplossing die gebaseerd is op de meest uitgebreide dataset in de branche, waaronder reis- en uitgavengegevens, medewerkersvoorkeuren, reisroutes die direct via TripLink en TripIt worden geboekt en e-tickets van aanbieders.
Hiermee biedt Concur zichtbaarheid op veel meer relevante info dan die waarover reisagenten beschikken. De zorgplicht voor medewerkers geldt niet alleen voor wie op zakenreis is, maar ook voor medewerkers die zich op hun gewone werkplek bevinden.
Aantal zakelijke reizen neemt toe
De zorgplicht voor medewerkers staat steeds hoger op de agenda van bedrijven. Zo neemt het aantal zakelijke reizen toe. Volgens een rapport van de stichting Global Business Travel Association (GBTA) loopt het totale bedrag dat daarmee gemoeid is in 2020 naar verwachting richting de 1,6 miljard euro. Vanwege het wereldwijd toenemend aantal politiek instabiele situaties is het cruciaal dat bedrijven de stap zetten om de veiligheid van hun reizigers te waarborgen. Om te beginnen dat ze te allen tijde weten waar hun reizigers zijn.
Daarnaast geeft volgens de GBTA-association 42 procent van de zakelijker reizigers de voorkeur aan het direct boeken op de website van een aanbieder. De meeste reismanagers vertrouwen echter uitsluitend op reisdata die door een OBT (online booking tool) of TMC (travel management company) zijn verkregen om hun reizigers te lokaliseren. Hierdoor blijft mogelijk een zeer groot aantal reizigers ten tijde van een ramp buiten beschouwing.
Kloof tussen verwachtingen bedrijven en werknemers
Bovendien geeft het rapport van de GBTA-association aan dat 58 procent van de zakelijke reizigers in geval van nood contact opneemt met de leidinggevende, terwijl drie op de vijf reismanagers erop vertrouwen dat hun reizigers in tijden van nood contact met hen zullen opnemen. Ook zeggen drie op de tien reismanagers dat ze zakenreizigers die buiten bedrijfsmatige programma’s om een reis boeken niet ondersteunen. Nog eens 29 procent weet niet hoe lang het zou duren om de veiligheid van elke
